Krankmeldung per WhatsApp: Was ist erlaubt?

Dass man sich unverzüglich krankmelden muss, ist allgemein bekannt. Denn Menschen, die in einem Arbeitsverhältnis stehen, müssen in diesem Fall die Arbeitgeber:innen oder die zuständige Stelle unverzüglich in Kenntnis setzen. Diese Vorgehensweise ist gesetzlich in § 5, Entgeltfortzahlungsgesetz verankert. Demnach muss die vermutete Dauer der Arbeitsunfähigkeit und diese selbst entsprechend unverzüglich mitgeteilt werden. Doch ist die Krankmeldung per WhatsApp zulässig?

Eine Erkrankung kann über Nacht entstehen und jeder Arbeitnehmer:innen muss in diesem Fall seinen Arbeitgeber:innen rechtzeitig informieren. Die Krankmeldung muss unverzüglich bei der zuständigen Person oder Stelle durchgeführt werden. Es gibt allerdings keine gesetzliche Regelung, in welcher Form man sich bei Arbeitgeber:innen krank zu melden hat. Krankmelden per WhatsApp ist also eine Möglichkeit. Grundsätzlich ist ein telefonisches Krankmelden ebenfalls völlig ausreichend. Mittlerweile stehen Arbeitnehmer:innen jedoch mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. 

Folgende Möglichkeiten der Krankmeldung stehen Arbeitnehmer:innen zur Verfügung:

• Krankmeldung über das Telefon 
• Krankmeldung per E-Mail
• Krankmeldung per WhatsApp 

Unabhängig davon müssen Arbeitnehmer:innen jedoch darauf achten, die Krankmeldung rechtzeitig durchzuführen. Selbstverständlich muss die Krankmeldung auch an die richtige Stelle erfolgen. Eine WhatsApp an Kolleg:innen ist demnach nicht möglich. Die Krankmeldung via WhatsApp muss an Arbeitgebende oder an die zuständigen Vorgesetzten oder die Personalabteilung gehen. Es sollte daher immer darauf geachtet werden, dass die Nachricht rechtzeitig gesehen und an die richtige Stelle gesendet wird. 

Gesetzliche Regelungen für Krankmeldungen

Stellen Arbeitnehmende fest, dass sie krank sind und die Arbeitstätigkeit nicht durchführen können, sind sie arbeitsunfähig. Nun ist jeder dazu verpflichtet, umgehend die Arbeitsstelle darüber zu informieren. Diese Vorgangsweise ist gesetzlich geregelt, um rechtzeitig Ersatz für die Mitarbeiter:innen finden oder anderweitig planen zu können. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung per WhatsApp schicken ist eine der Möglichkeiten hierzu.

Welches Kommunikationsmittel hierfür verwendet wird, ist im Arbeitszeitgesetz nicht festgehalten. Eine gesetzliche Regelung und die Kategorie Krankmeldung per WhatsApp Arbeitsrecht gibt es nicht. Das Entgeltfortzahlungsgesetz macht in diesem Fall keinen Unterschied zwischen den Kommunikationsmitteln. Paragraph 5 EFZG regelt nur, dass Arbeitnehmer:innen unverzüglich die Arbeitsunfähigkeit bekannt geben und auch eine voraussichtliche Dauer angeben müssen. 

Es ist daher entscheidend, dass die richtige Person oder Stelle im Unternehmen zuverlässig die Nachricht der Krankmeldung erhält. Und zwar im besten Falle vor dem Zeitpunkt des ordentlichen Arbeitsbeginns. Des Weiteren sollte darauf geachtet werden, welcher Weg der Kommunikation im Unternehmen bevorzugt wird. Ist zum Beispiel WhatsApp nicht der übliche Kommunikationsweg, müssen die Arbeitgeber:innen nicht damit rechnen, dass eine Krankmeldung hier erfolgt. Trifft die Nachricht zudem erst spät ein, dann kann dies ebenso wie verspätete Krankmeldungen auf anderem Wege Folgen haben.

Krankmeldung per WhatsApp Abmahnung

Eine Abmahnung wegen der Krankmeldung im Chat wäre weit hergeholt, da die Form der Bekanntgabe nicht gesetzlich verankert ist. In einigen Fällen, insbesondere wenn die Krankmeldung zu spät kommt, ist jedoch mit Konsequenzen zu rechnen.

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung per WhatsApp schicken ist nur dann zulässig, wenn das Unternehmen dieses Kommunikationsmittel als ausreichend befürwortet und genehmigt. Besteht die Möglichkeit, die Arbeitgeber:innen persönlich mittels WhatsApp zu erreichen und dies ist vom Arbeitgeber:innen so gewünscht, ist das somit zulässig.

Besteht jedoch bei WhatsApp nur ein Mitarbeiter-Gruppenchat, ist hier die Möglichkeit gegeben, dass aufgrund vieler Nachrichten die Krankmeldung nicht oder zu spät gesehen wird. In diesem Fall sollte ein sicherer Kommunikationsweg gewählt werden. 

Ist eine Krankmeldung über WhatsApp zulässig?

Eine Krankmeldung über WhatsApp ist zwar grundsätzlich möglich und erlaubt, jedoch bleibt die Frage, ob dies ratsam ist. Die Arbeitnehmer:innen sind verantwortlich dafür, sich rechtzeitig und zuverlässig krank zu melden. Somit ist das Krankmelden per WhatsApp zwar rasch erledigt, jedoch bleibt immer die Frage, ob die Nachricht auch sofort gesehen wird. Eine Krankmeldung muss die Arbeitsstelle und die verantwortlichen Personen vor Arbeitsbeginn zuverlässig erreichen. 

Wie formuliere ich eine Krankmeldung über WhatsApp?

Die Möglichkeit, eine Krankmeldung via WhatsApp einzureichen, ist in vielen Unternehmen bereits an der Tagesordnung. Es sollte auch hier darauf geachtet werden, dass die Krankmeldung ordentlich formuliert wird. So kann zum Beispiel ein kurzer respektvoller Satz wie "Sehr geehrte(r) Frau/Herr Mustermann, ich möchte mich für diesen Arbeitstag (oder von …, bis …) krankmelden, da ich mich nicht gut fühle. Um 12:00 Uhr habe ich einen Arzttermin und sende Ihnen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, sobald mir diese vorliegt. Mit freundlichen Grüßen …". 

Was ist erlaubt, bei Krankmeldungen über WhatsApp?

Ist eine Krankmeldung per WhatsApp zulässig im Unternehmen, kann diese Variante verwendet werden. In jedem Fall muss auf eine ordnungsgemäße Durchführung der WhatsApp Nachricht geachtet werden. Auch die schriftliche Form sollte entsprechend den Unternehmensvorgaben eingehalten werden. Arbeitnehmer:innen können in diesem Fall ebenfalls eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung per WhatsApp schicken.

Trotzdem muss diese Krankmeldung vor Arbeitsbeginn erfolgen, wie jede andere Form der Krankmeldung auch. Natürlich kann man den Verlauf einer Erkältung oder einer anderen Erkrankung nicht voraussehen, doch ein Bescheid geben vor Arbeitsbeginn kann durch eine spätere Krankschreibung vom Arzt ergänzt werden.

Wichtig hierbei sind also:

• Form (Höflich/Businesstonalität)
• Pünktlichkeit
• korrekte Zustellung der Nachricht
• nicht in einen Gruppenchat
• an die verantwortliche Person gerichtet

Grundsätzlich gilt bei dieser Form der Krankmeldung genau das, was auch bei anderen Arten von Krankmeldungen gilt. Die Art der Benachrichtigung ist rechtskonform und somit müssen auch alle anderen Regelungen diesbezüglich eingehalten werden.

Warum eine mobile App vom Arbeitgeber sicherer ist?

Tatsächlich sind Krankmeldungen per WhatsApp nicht datenschutzkonform. Es bestehen ernsthafte Bedenken bezüglich Datensicherheit und allgemeiner Sicherheit durch diese Form der Krankmeldung. Per WhatsApp Krankmelden unterscheidet sich in diesem Punkt von der Krankmeldung über eine mobile App, die vom Unternehmen genutzt wird. Zweiteres ist in jedem Fall eine sichere Sache. Die Krankmeldung per WhatsApp Arbeitsrecht verbietet dies zwar nicht, es sollte jedoch Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden in jedem Falle bewusst sein.

Durch eine mobile App erreicht die Krankmeldung zuverlässig die jeweils richtige Stelle im Unternehmen. Die betroffenen Arbeitnehmer:innen müssen in diesem Fall nicht besorgt sein, dass die Krankmeldung nicht rechtzeitig eintrifft. Kommt diese zu spät, kann dies zu Konsequenzen führen und sogar eine Abmahnung beinhalten. Wie die verschiedenen Unternehmen dies jedoch handhaben, ist stets individuell und fallabhängig zu betrachten.

Mit der mobilen Arbeitgeber App erfolgen Krankmeldungen in jedem Falle pünktlich und ganz sicher datenschutzkonform. Auf diese Art können Krankmeldungen zuverlässig übermittelt werden. Arbeitnehmende konzentrieren sich nun auf das Gesundwerden und Arbeitgebende haben Planungssicherheit und Gewissheit. Eine großartige Alternative zur Krankmeldung per WhatsApp.