Mitarbeiter kontrollieren: Das darf der Chef

Kontrolle am Arbeitsplatz ist ein sensibles Thema – und oft ein schmaler Grat zwischen berechtigtem Interesse des Arbeitgebers und dem Schutz der Persönlichkeitsrechte von Mitarbeitenden. In Zeiten von digitaler Zeiterfassung, Remote Work und zunehmender Cybersecurity-Anforderungen stellt sich die Frage also umso dringlicher: Inwieweit darf der Artbeitgeber eigentlich seine Mitarbeiter kontrollieren – und wo sind bei der Überwachung am Arbeitsplatz rechtliche Grenzen erreicht?

Rechtliche Grundlagen der Mitarbeiterüberwachung

Verschaffen wir uns zunächst mal einen Überblick über die rechtlichen Grundlagen. Denn bevor Arbeitgeber Mitarbeiter kontrollieren dürfen, muss eines klar sein: Überwachung am Arbeitsplatz ist nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen erlaubt – und keinesfalls grenzenlos. Die rechtliche Basis dafür bilden vor allem das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Was sagen die Gesetze?

Grundsätzlich gilt: Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn ein legitimer Grund vorliegt. Im Arbeitsverhältnis ist das z. B. dann der Fall, wenn:

• die Maßnahme zur Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist,

• ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers besteht,

• und die Maßnahme verhältnismäßig ist – also in einem angemessenen Verhältnis zum Zweck steht.

Das bedeutet: Nicht jede Maßnahme zur Kontrolle ist automatisch erlaubt. Die Rechte der Mitarbeitenden, insbesondere das Recht auf informationelle Selbstbestimmung, müssen immer berücksichtigt werden.

Das heißt also, zulässig ist eine Überwachung nur, wenn sie:

• transparent erfolgt (Betroffene müssen informiert werden),

• konkret begründet ist (z. B. bei Verdacht auf Pflichtverletzung),

• den Datenschutz wahrt (z. B. keine heimlichen Aufnahmen),

• nicht tiefer eingreift als notwendig (Stichwort: Verhältnismäßigkeit

Mitarbeiter kontrollieren: Was ist konkret erlaubt?

Das klingt jetzt alles erstmal sehr theoretisch und kompliziert. Was du dir aber merken kannst, ist, dass Arbeitgeber grundsätzlich das Recht haben, kontrollierende Maßnahmen zu ergreifen, um den Betrieb zu schützen, Pflichten durchzusetzen und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Doch nicht alles, was technisch machbar ist, ist auch erlaubt.

Hier ein Überblick über zulässige Formen der Mitarbeiterüberwachung – unter Beachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen:

⏱️ Arbeitszeiterfassung

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 ist klar: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen.
Das Erfassen von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ist daher nicht nur erlaubt, sondern gesetzlich vorgeschrieben – vorausgesetzt, die Methode ist transparent und verhältnismäßig.

Wichtig: Mitarbeitende müssen wissen, dass ihre Zeiten erfasst werden – heimliche Erfassung ist unzulässig.

💻 E-Mail- und Internetnutzung

Wenn Unternehmen private Nutzung von Internet und E-Mail ausdrücklich untersagen, dürfen dienstliche Kommunikationsdaten stichprobenartig oder anlassbezogen kontrolliert werden. Aber:

• Die Mitarbeiterüberwachung muss klar geregelt und im Vorfeld kommuniziert sein.

• Private Kommunikation darf nur in Ausnahmefällen eingesehen werden (z. B. bei begründetem Verdacht auf Pflichtverletzung).

• Eine vollständige, dauerhafte Überwachung ist nicht zulässig.

🎥 Videoüberwachung

Videoüberwachung ist nur unter strengen Bedingungen erlaubt:

• Offene Videoüberwachung: möglich, z. B. zum Schutz vor Diebstahl in öffentlich zugänglichen Bereichen (z. B. Verkaufsräume), wenn deutlich gekennzeichnet.

• Verdeckte Überwachung: nur bei konkretem, dokumentiertem Verdacht auf eine Straftat – und nur als letztes Mittel.

In sensiblen Bereichen wie Toiletten, Pausenräumen oder Umkleiden ist Videoüberwachung absolut tabu.

Wer darf meine Arbeitszeiten einsehen?

Die Frage "Wer darf meine Arbeitszeiten einsehen?" stellen sich viele Beschäftigte, insbesondere seit Einführung der Pflicht zur Zeiterfassung. Und auch bei der Arbeitszeiterfassung gilt: Nicht jeder darf alles sehen. Der Zugriff auf erfasste Arbeitszeiten ist gesetzlich geregelt und muss sich an Datenschutz und Zweckbindung halten.

Das Zero Trust-Prinzip: Sicherheit durch Misstrauen

In der IT-Sicherheit längst etabliert, hält das Zero Trust-Prinzip inzwischen auch in anderen Bereichen der Arbeitswekt Einzug – und wirft neue Fragen auf: Wie viel Kontrolle ist nötig? Wie viel Vertrauen ist erlaubt? Und was bedeutet das für die Art, wie Unternehmen mit Beschäftigten umgehen und Mitarbeiter kontrollieren?

Was bedeutet Zero Trust?

Das Zero Trust-Prinzip basiert auf einem einfachen Grundsatz: Vertraue niemandem – überprüfe alles.

Statt automatischem Vertrauen innerhalb eines Netzwerks oder Unternehmens wird jeder Zugriff, jede Aktivität und jede Identität grundsätzlich infrage gestellt und geprüft. Das Ziel: maximale Datensicherheit und Schutz vor internen wie externen Bedrohungen.

In der Praxis heißt das z. B.:

• Zugriff auf Systeme oder Daten nur mit klaren Berechtigungen

• Protokollierung und Monitoring aller Aktivitäten

• Multi-Faktor-Authentifizierung für sensible Anwendungen

• Geringstmögliche Rechtevergabe („least privilege“)

Was hat das Zero Trust-Prinzip mit Mitarbeiterüberwachung zu tun?

Auf den ersten Blick klingt Zero Trust nach permanenter Überwachung – und das ist genau der Knackpunkt. Wenn Sicherheitsvorgaben ohne Einordnung in die Unternehmenskultur umgesetzt werden, entsteht schnell das Gefühl von Misstrauen und Dauerbeobachtung.

Deshalb ist es wichtig, dass Zero Trust nicht mit vollständiger Kontrolle verwechselt wird. Ein modernes Unternehmen kann sehr wohl Sicherheit gewährleisten, Verantwortung klar regeln und Zugriffe absichern – ohne Beschäftigte unter Generalverdacht zu stellen. Der Schlüssel liegt in:

• Transparenter Kommunikation

• Technischen Lösungen mit klarer Rollen- und Rechtevergabe

• Klaren Datenschutzregeln, die Mitarbeiterüberwachung auf das notwendige Maß beschränken

Best Practices für eine transparente Mitarbeiterüberwachung

Egal ob Arbeitszeiterfassung, Systemzugriff oder IT-Monitoring – wer Mitarbeiter kontrollieren will, sollte das nicht heimlich tun, sondern offen, rechtskonform und respektvoll. Denn Kontrolle funktioniert langfristig nur dann, wenn sie transparent, nachvollziehbar und gut kommuniziert ist.

Hier sind bewährte Best Practices, wie Unternehmen Mitarbeiterüberwachung professionell und verantwortungsvoll gestalten können:

✅ 1. Klare Regeln definieren

• Erstelle eine interne Richtlinie zur Mitarbeiterüberwachung.

• Halte darin fest, welche Daten wie und zu welchem Zweck erfasst werden.

• Informiere alle Mitarbeiter über die Inhalte – idealerweise bei Vertragsbeginn.

✅ 2. Datenschutzkonform handeln

• Überprüfe alle Überwachungsmaßnahmen auf Rechtskonformität (DSGVO & BDSG).

• Vermeide pauschale oder permanente Überwachung – nutze gezielte, zweckgebundene Kontrollen.

• Setze auf Datensparsamkeit und Zweckbindung.

✅ 3. Betriebsrat einbinden

• Falls vorhanden, ist der Betriebsrat bei der Einführung technischer Überwachungssysteme mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

• Frühzeitige Abstimmung verhindert Konflikte und schafft Vertrauen.

✅ 4. Technik bewusst einsetzen

• Verwende Tools, die klare Rollen- und Rechteverteilungen bieten.

• Verzichte auf intransparente „Überwachung im Hintergrund“.

• Nutze Zeiterfassungssysteme oder IT-Monitoring nur im Rahmen der vorher definierten Zwecke.

✅ 5. Kommunikation auf Augenhöhe

• Sprich offen über Kontrollmaßnahmen – erkläre, warum sie eingesetzt werden.

• Vermittle das Ziel: Schutz des Unternehmens ohne Misstrauen gegenüber den Mitarbeitenden.

Fazit: Kontrolle mit Augenmaß

Das Thema Mitarbeiter kontrollieren bleibt ein sensibles Feld – und das zurecht. Zwischen betrieblichem Interesse, Sicherheitspflicht und Datenschutz gilt es, eine Balance zu finden, die rechtlich sauber, technisch sinnvoll und menschlich vertretbar ist. Arbeitgeber dürfen kontrollieren, aber nicht alles und nicht immer.

In Zeiten digitaler Arbeitsprozesse, hybrider Teams und wachsender IT-Sicherheitsanforderungen spielen moderne Kontrollmodelle wie das Zero Trust-Prinzip eine immer größere Rolle. Aber: Auch hier gilt, dass Sicherheit nicht Vertrauen nicht ersetzen darf.

Unternehmen, die auf eine klare Kommunikation, faire Richtlinien und datenschutzkonforme Systeme setzen, schaffen nicht nur mehr Rechtssicherheit, sondern auch ein Arbeitsumfeld, in dem sich Mitarbeiter ernst genommen fühlen – und gerne Verantwortung übernehmen.

FAQ - Häufig gestellte Fragen