Die Corona-Pandemie stellt uns alle seit mehr als einem Jahr vor riesige Herausforderungen. Nicht nur mental, auch moralisch und vor allem systematisch.
Eines der wichtigsten Werkzeuge für die Rückkehr zur Normalität sind, neben der AHA-Regel (Abstand, Hygiene, Alltagsmaske), die Impfungen. Viele Freiwillige engagieren sich seit Monaten in Covid-Testzentren und seit Anfang des Jahres auch endlich in Impfzentren.
Einige Einrichtungen fürs Testen und Impfen gegen Covid-19 sind bereits Kunde bei uns. Um zu erfahren, wie wir weitere Impf- und Testzentren unterstützen können, haben wir uns mit unseren Kunden einmal intensiv beschäftigt .
Durch die großen Teams, bestehend aus festangestellten Mitarbeitenden und freiwilligen Helfer*innen, die meist nebenbei noch in ihren normalen Jobs beschäftigt sind, stehen die Leiter und Planer der Test- und Impfzentren vor organisatorischen Großaufgaben. Mehr denn je stören Zettelwirtschaft und unübersichtliche Chat-Gruppen, in denen zwischendurch noch ein paar “lustige” Videos landen.
Personalplanung online mit smarten Features wie der Bewerben-Funktion, einem Tausch-Anfragen System und internen Chat-Möglichkeiten: so ist Schichtplanung keine Mammut-Aufgabe mehr.
Smarte Wochenplanung
In Testzentren, wie auch in Impfzentren, arbeiten große Teams in verschiedenen Bereichen Hand in Hand. Hier gilt es jederzeit den Überblick zu behalten. Bei der Anzahl an Helfern ist das mit einer Excel-Tabelle kaum handelbar. Eine Schichtplanung, die online erledigt werden kann, übersichtlich ist und vor allem mit Funktionen wie Wochenplan-Vorlagen, einer vordefinierten Anzahl an benötigten Mitarbeitenden in einzelnen Schichten und Auslastungs-Anzeigen ausgestattet ist, erleichtert die Planung enorm.
Verfügbarkeiten
Die vorhin erwähnten, freiwilligen Helfer*innen, sind das Beste, was den Zentren passieren kann. Gleichzeitig stellt die Planbarkeit einige Hürden dar. In einem guten System können die Helfenden ihre Verfügbarkeiten hinterlegen, sodass Planer*innen direkt bei der Erstellung des Wochenplans sehen, wer kann und wer nicht.
Bewerbungsfunktion
Eine Ergänzung zur klassischen Personaleinsatzplanung kann sein, die Schichten unverplant zu veröffentlichen und den Helfenden einen großen Teil der Organisation zu überlassen. So können sie sich durch eine Bewerbungsfunktion zum Beispiel eigenständig auf unbesetzte Schichten bewerben oder sich auch direkt dort eintragen. Man sollte diese Funktion allerdings nur unterstützend nutzen und die “Grundschichten” bereits planen. Ansonsten läuft man Gefahr, dass Schichten unterbesetzt bleiben.
Tauschoptionen
Je mehr Mitarbeitende, desto mehr Umplanung. Es kann immer vorkommen, dass jemand kurzfristig krank wird oder anderweitig verhindert ist. Jeder Helfende trägt einen wichtigen Teil dazu bei, dass das System Impfzentrum oder Testzentrum funktioniert. Kurzfristig auf eine Person verzichten zu müssen, zieht also Konsequenzen für alle nach sich. Durch eine Tausch-Funktion können die Helfenden untereinander eigenständig Ersatz organisieren, sollte es doch mal zu einem Ausfall kommen. Gleichzeitig bleibt die Person, die in der Schicht ursprünglich eingetragen war, so lange verantwortlich, bis verbindlich Ersatz eingetragen ist. Das System kann also bei der lückenlosen Einsatzplanung unterstützen.
Eine Quelle
Und zwar eine verbindliche Quelle. Jeder Helfende bekommt einen eigenen Zugang und wird benachrichtigt sobald neue Einsätze für ihn oder sie freigegeben sind. Und alles, was in dem System steht, zählt. Nichts anderes. So vermeidet man Fehler in der Kommunikation und dann im späteren Ablauf. Vorbei sind die endlosen Gespräche am Telefon oder in Chat-Gruppen, das “Das habe ich nicht gesehen”-Argument.
Nachvollziehbarkeit
Viele Köche verderben den Brei. Dieser Spruch lässt sich bestens auf große Teams und Excel ummünzen. Oft gibt es durch geänderte Einsätze oder andere Änderungen Unstimmigkeiten und es lässt sich schwer nachvollziehen, wer für das Chaos verantwortlich ist. Durch Dokumentationen oder Protokolle der erstellten Änderungen lassen sich Unstimmigkeiten vermeiden.
Weitere Features wie Abwesenheitsplanung oder Zeiterfassung können den Abwicklungs-Alltag der Planer*innen zusätzlich erleichtern. Und dank mobil-optimiertem System können alle Mitarbeitenden bequem jederzeit und von überall und allen Geräten auf ihre Einsätze zugreifen.
Abschließend bleibt zu sagen, dass uns die positive Energie und diese krasse Motivation für das gemeinsame Ziel, aus der Covid-19 Pandemie rauszukommen, wirklich beeindruckt haben. Alle Helfenden sind mit so viel Engagement, Herzblut und guter Laune dabei und wir alle merken, dass hier wirklich etwas bewegt wird. Und das wiederum hat uns sehr bewegt.
Ein riesiges Dankeschön an alle!
Jan 14, 2022
