Vergütung & Arbeitszeit von ehrenamtlichen Mitarbeitern: Was Arbeitgeber wissen müssen

Ehrenamtliche Mitarbeitende zu beschäftigen, klingt erstmal nach einer guten Idee. Sie bringen Engagement, Leidenschaft und Fachwissen ein, haben ein Interesse daran, unsere Gesellschaft aktiv mitzugestalten und kosten wenig bis gar nichts. In vielen Organisationen – von gemeinnützigen Vereinen über soziale Projekte bis hin zu öffentlichen Einrichtungen – spielen ehrenamtliche Mitarbeitende eine wichtige Rolle

Auch wenn die Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen gut umsetzbar ist, stellen sich für die Verantwortlichen dennoch einige Fragen: Was muss rechtlich beachtet werden? Wie erfolgt die Absicherung der Ehrenamtlichen? Und wo liegen die Unterschiede zu regulären Arbeitsverhältnissen?

Wir geben einen Überblick über die wichtigsten Aspekte der Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Mitarbeitenden, von rechtlichen Rahmenbedingungen bis hin zu praktischen Tipps für eine gelungene Integration.

Was sind ehrenamtliche Mitarbeitende?

Ehrenamtliche Mitarbeitende, auch Freiwillige genannt, sind Personen, die freiwillig und unentgeltlich Tätigkeiten übernehmen, um einen gesellschaftlichen oder gemeinnützigen Zweck zu unterstützen. Ihre Arbeit ist oft zeitlich begrenzt und erfolgt in der Regel nebenberuflich oder als ergänzendes Engagement.

Die Arbeit von ehrenamtlichen Mitarbeitenden basiert auf vier Grundpfeilern:

1. Freiwilligkeit

2. Unentgeltlichkeit

3. Gemeinnütziger Zweck

4. Flexibiliät

Im Detail bedeutet das, dass sich Ehrenamtliche aus eigenem Antrieb für ihre Tätigkeit entscheiden müssen. Es besteht zudem keine vertragliche Verpflichtung, die Arbeit fortzusetzen. 

Ehrenamtliche erhalten zudem in der Regel keine Vergütung. Stattdessen können sie eine Aufwandsentschädigung bekommen, die lediglich die entstandenen Kosten deckt (z.B. Fahrtkosten und Verpflegung).

Der gemeinnützige Zweck muss dadurch erfüllt werden, dass die ehrenamtliche Tätigkeit einen höheren gesellschaftlichen Nutzen aufweist, beispielsweise die Unterstützung hilfsbedürftiger Menschen oder die Förderung von Bildung oder Umwelt.

Zuletzt haben ehrenamtliche Mitarbeitende in der Regel mehr Freiheiten hinsichtlich ihrer Arbeitszeiten und der Intensität ihres Engagements. Sie können ihre Tätigkeit meist selbst steuern.

Gesetzliche Vorgaben – Vergütung, Arbeitszeit, Absicherung und Arbeitsvertrag

Insgesamt sind die gesetzlichen Vorgaben für die Beschäftigung von Freiwilligen weniger streng als für reguläre Arbeitsverhältnisse. Dennoch gibt es einige rechtliche Grundlagen, die auf beiden Seiten für Sicherheit sorgen.

Vergütung und Freibeträge

Darauf, dass ehrenamtliche Tätigkeiten grundsätzlich auf Freiwilligkeit beruhen und daher nicht vergütet werden, sind wir bereits eingegangen. Ehrenamtliche können aber eine steuerfreie Aufwandsentschädigung erhalten. Hierfür gelten gesetzliche Freibeträge wie die Übungsleiterpauschale (bis zu 3.000 Euro jährlich) oder die Ehrenamtspauschale (bis zu 840 Euro jährlich). Diese Zahlungen dienen ausschließlich dem Ausgleich von Kosten und dürfen keine Gegenleistung im Sinne eines Arbeitslohns darstellen.

Sobald jedoch eine Vergütung für das Ehrenamt gezahlt wird, die über eine reine Aufwandsentschädigung hinausgeht, könnte dies als reguläres Arbeitsverhältnis gewertet werden. Damit würden arbeitsrechtliche Regelungen wie der Anspruch auf Mindestlohn oder die Sozialversicherungspflicht greifen.

Es ist daher wichtig, dass Zahlungen transparent gestaltet und dokumentiert werden, um die Abgrenzung zum regulären Arbeitsverhältnis klar zu machen.

Arbeitszeit – Wie viele Stunden dürfen Ehrenamtliche arbeiten?

Die Arbeitszeitregelungen für Ehrenamtliche unterliegen nicht den strengen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes. Wie viele Stunden Ehrenamtliche maximal arbeiten dürfen, ist also nicht gesetzlich festgelegt. Ehrenamtliche können selbst entscheiden, wie viel Zeit sie investieren wollen.

Dennoch sollte darauf geachtet werden, dass die Belastung nicht überhandnimmt, insbesondere wenn die Tätigkeit neben einer hauptberuflichen Beschäftigung ausgeübt wird. Auch wenn das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) also nicht direkt auf Ehrenamtliche anwendbar ist, können dessen Regelungen als Orientierung dienen.

Beispielsweise sollte die tägliche Arbeitszeit acht bis zehn Stunden nicht überschreiten, und ausreichende Pausen sowie Ruhezeiten zwischen den Einsätzen eingehalten werden. Eine wöchentliche Belastung von etwa 10 bis 15 Stunden hat sich in der Praxis bewährt, insbesondere für Freiwillige, die zusätzlich einer hauptberuflichen Tätigkeit nachgehen.

Bei Jugendlichen unter 18 Jahren, die sich ehrenamtlich engagieren, gelten hingegen das Jugendarbeitsschutzgesetz, das z. B. maximale Arbeitszeiten und vorgeschriebene Pausen vorsehen. Sie dürfen also maximal acht Stunden täglich und 40 Stunden pro Woche tätig sein. Nachtarbeit sowie Einsätze an Sonn- und Feiertagen sind für sie grundsätzlich untersagt.

Versicherung im Ehrenamt

Die Versicherung von ehrenamtlichen Mitarbeitenden spielt eine wichtige Rolle für Organisationen. Schließlich setzen sich Ehrenamtliche oft in Bereichen ein, die mit Risiken verbunden sind, beispielsweise bei Veranstaltungen, im Rettungswesen oder in der sozialen Betreuung.

Gesetzlicher Unfallversicherungsschutz

Ehrenamtliche, die für eine Organisation tätig sind, stehen in der Regel unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Diese greift, wenn es während der Ausübung der ehrenamtlichen Tätigkeit oder auf dem direkten Weg von und zu dieser Tätigkeit zu einem Unfall kommt. Beispiele für versicherte Tätigkeiten sind:

• Einsätze bei der Freiwilligen Feuerwehr.
• Betreuungsdienste im sozialen Bereich.
• Mitarbeit bei Veranstaltungen oder Projekten gemeinnütziger Organisationen.

Die Kosten für die gesetzliche Unfallversicherung trägt die Organisation. Wichtig ist, dass die ehrenamtlichen Mitarbeitenden der zuständigen Berufsgenossenschaft gemeldet werden, damit der Versicherungsschutz greift.

Haftpflichtversicherung

Ehrenamtliche können während ihrer Tätigkeit unabsichtlich Schäden verursachen, zum Beispiel an Dritten oder am Eigentum der Organisation. Hier greift die Haftpflichtversicherung, die solche Schäden abdeckt. Organisationen sollten sicherstellen, dass ihre Betriebshaftpflichtversicherung auch Ehrenamtliche einschließt. Wichtige Punkte hierbei sind:

• Umfang des Versicherungsschutzes: Die Versicherung sollte alle typischen Risiken der ehrenamtlichen Tätigkeit abdecken.
• Zusätzliche Versicherungen: In einigen Fällen kann eine separate Ehrenamtshaftpflichtversicherung notwendig sein, um bestimmte Risiken, zum Beispiel im Rettungsdienst oder in der Jugendarbeit, abzudecken.

Arbeitsverträge und schriftliche Vereinbarungen

Ehrenamtliche Tätigkeiten basieren in der Regel auf Freiwilligkeit und sind nicht an die gleichen vertraglichen Vorgaben wie reguläre Arbeitsverhältnisse gebunden. Dennoch ist es empfehlenswert, schriftliche Vereinbarungen zu treffen, um den Rahmen der Zusammenarbeit klar zu definieren. Solche Dokumente schaffen Transparenz und beugen Missverständnissen vor – sowohl auf Seiten der Organisation als auch der Ehrenamtlichen.

Ein Arbeitsvertrag ist bei ehrenamtlichen Tätigkeiten grundsätzlich nicht notwendig, da Ehrenamtliche keine Arbeitnehmenden im rechtlichen Sinne sind. Dennoch sollte die Zusammenarbeit nicht völlig formlos bleiben. Eine schriftliche Vereinbarung dient dazu:

• Aufgaben und Tätigkeiten klar zu benennen.
• Einsatzzeiten und Verfügbarkeit zu regeln.
• Erwartungen und Grenzen zu definieren, z. B. hinsichtlich des Umfangs des Engagements oder der Pflichten.

Tipps zum effektiven Einbinden und Motivieren von Ehrenamtlichen

Ehrenamtliche leisten einen wertvollen Beitrag zum Erfolg vieler Organisationen, NGOs und Vereine. Damit dieses Engagement langfristig besteht und für beide Seiten bereichernd bleibt, ist es besonders wichtig, Ehrenamtliche effektiv einzubinden und zu motivieren. Arbeitgebende sollten dabei auf klare Kommunikation, Wertschätzung und eine sinnvolle Gestaltung der Tätigkeiten achten.

1. Klare Aufgaben und Erwartungen definieren

Ehrenamtliche wollen wissen, was von ihnen erwartet wird. Eine klare Aufgabenbeschreibung hilft, Unsicherheiten zu vermeiden und gibt den Ehrenamtlichen das Gefühl, einen konkreten Beitrag zu leisten. Dazu gehört:

• Eine präzise Tätigkeitsbeschreibung.
• Klärung der zeitlichen Verfügbarkeit und des Umfangs des Engagements.
• Transparente Kommunikation darüber, wie der Einsatz zur Zielerreichung der Organisation beiträgt.

Ein Einführungsgespräch oder eine schriftliche Vereinbarung kann dabei helfen, Missverständnisse von Anfang an zu vermeiden.

2. Schulungen und Unterstützung anbieten

Freiwillige sollten auf ihre Aufgaben vorbereitet werden, insbesondere wenn diese spezifisches Wissen oder besondere Fähigkeiten erfordern. Schulungen oder Workshops vermitteln nicht nur die notwendigen Kenntnisse, sondern zeigen auch, dass die Organisation ihr Engagement ernst nimmt. Gleichzeitig sollte ein*e Ansprechpartner*in für Fragen oder Herausforderungen verfügbar sein, um Ehrenamtliche nicht alleine zu lassen.

3. Wertschätzung zeigen

Ehrenamtliche engagieren sich aus intrinsischer Motivation, dennoch spielt Anerkennung eine zentrale Rolle, um die Motivation aufrechtzuerhalten. Wertschätzung kann auf verschiedene Weise gezeigt werden, sei es durch Sichtbarrmachen der geleisteten Arbeit auf Social Media oder der Website der Organisation, oder durch gemeinsame Veranstaltungen.

Wertschätzung bedeutet auch, die Ehrenamtlichen in Entscheidungen einzubinden, die ihren Tätigkeitsbereich betreffen. Dies stärkt das Zugehörigkeitsgefühl und das Vertrauen in die Organisation.

4. Sinnvolle und abwechslungsreiche Aufgaben bieten

Ehrenamtliche wollen das Gefühl haben, etwas Sinnvolles zu tun. Aufgaben, die ihren Fähigkeiten und Interessen entsprechen, fördern die Zufriedenheit und erhöhen die Bindung an die Organisation. Monotone oder unklare Tätigkeiten können hingegen zu Frustration führen. Organisationen sollten:

• Aufgaben regelmäßig prüfen und gegebenenfalls anpassen.
• Raum für Kreativität und Eigeninitiative lassen.
• Abwechslung ermöglichen, indem Ehrenamtliche verschiedene Bereiche kennenlernen können.
  
  

5. Gemeinschaft fördern

Menschen engagieren sich oft nicht nur für die Sache, sondern auch, weil sie Teil einer Gemeinschaft sein möchten. NGOs und Vereine können dieses Bedürfnis fördern, indem sie eine positive Teamkultur schaffen. Möglichkeiten hierfür sind:

• Regelmäßige Teamtreffen, bei denen sich Ehrenamtliche untereinander austauschen können.
• Gemeinsame Aktivitäten wie Ausflüge, Feiern oder Weiterbildungen.
• Eine offene und respektvolle Kommunikation, die alle einbindet und Konflikte frühzeitig löst.