Mit der Freiheit, von überall aus zu arbeiten, kommt auch die Verantwortung: Wer arbeitet wann, wie lange – und wie wird das dokumentiert?
Gerade bei flexiblen Arbeitsmodellen wird die Zeiterfassung im Homeoffice zur echten Herausforderung. Für viele Arbeitgeber*innen stellt sich die Frage: Wie kontrollieren wir die Arbeitszeit, ohne unsere Mitarbeitenden zu überwachen? Und auch für Angestellte ist Transparenz wichtig – z. B. wenn es um Überstunden oder gesetzliche Ruhezeiten geht.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, warum eine klare, digitale Zeiterfassung im Homeoffice so wichtig ist, welche Tools dabei helfen – und wie man eine Lösung findet, die sowohl fair als auch gesetzeskonform ist.
Warum ist Zeiterfassung im Homeoffice wichtig?
Viele denken beim Stichwort Zeiterfassung Homeoffice direkt an strenge Kontrolle der Arbeitszeit und Überwachung. Doch moderne Zeiterfassung hat mit Mikromanagement nichts zu tun – im Gegenteil. Sie ist ein wichtiges Mittel, um sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitenden Orientierung, Fairness und Sicherheit zu geben.
Für Mitarbeitende bedeutet eine saubere Zeiterfassung, dass sie ihre eigene Arbeitsbelastung besser im Blick haben. Gerade im Homeoffice, wo Grenzen zwischen Job und Freizeit oft verschwimmen, ist das entscheidend. Wer morgens direkt nach dem ersten Kaffee Mails beantwortet und abends „nur noch kurz“ ein Meeting mitnimmt, merkt oft gar nicht, wie viele Stunden tatsächlich zusammenkommen. Ohne Zeiterfassung geht schnell der Überblick verloren – und auf Dauer auch die Balance.
Auch für Unternehmen bringt die Zeiterfassung im Homeoffice klare Vorteile. Sie sorgt für Planbarkeit, macht Arbeitszeiten nachvollziehbar und schützt vor rechtlichen Problemen. Denn spätestens mit der Verpflichtung zur systematischen Arbeitszeiterfassung – die durch das Arbeitszeitgesetz in Deutschland noch einmal konkretisiert wurde – ist klar: Wer Arbeitszeit nicht dokumentiert, riskiert Bußgelder und Konflikte.
Aber vielleicht noch wichtiger als all das: Eine faire, transparente Zeiterfassung im Homeoffice schafft Vertrauen. Wenn klar ist, dass jede*r im Team nach denselben Regeln arbeitet – egal ob vor Ort oder remote – stärkt das das Wir-Gefühl und entlastet Führungskräfte genauso wie Mitarbeitende.
Rechtliche Grundlagen der Zeiterfassung im Homeoffice
Spätestens seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Jahr 2019 ist klar: Arbeitgeber in der EU sind verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Und ja – das gilt ausdrücklich auch im Homeoffice.
In Deutschland war die Umsetzung dieses Urteils zunächst zögerlich, bis das Bundesarbeitsgericht 2022 nachlegte: Auch hierzulande müssen Unternehmen aktiv dafür sorgen, dass Arbeitszeiten systematisch dokumentiert werden. Das bedeutet konkret: Auch wenn jemand remote oder hybrid arbeitet, muss nachvollziehbar sein, wann die Arbeit beginnt, wann Pausen gemacht werden und wann Feierabend ist.
Die Verantwortung dafür liegt nicht allein bei den Mitarbeitenden. Unternehmen müssen ein geeignetes Zeiterfassungssystem zur Verfügung stellen, das diese Dokumentation ermöglicht.
💡 Tipp: Einen Überblick über alle Zeiterfassungssysteme findest du hier!
Wichtig dabei: Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Methode. Ob per App, Webtool, Excel-Tabelle oder Stechuhr im Browser – Hauptsache, die Zeiterfassung ist verlässlich, transparent und manipulationssicher. Gerade im Homeoffice braucht es dabei pragmatische Lösungen, die sich in den digitalen Alltag integrieren lassen, ohne zusätzlichen Aufwand zu erzeugen.
Außerdem gilt natürlich weiterhin das Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Die tägliche Arbeitszeit darf in der Regel 8 Stunden nicht überschreiten, Pausen müssen eingehalten und die Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen gewahrt bleiben. Auch Überstunden müssen korrekt dokumentiert werden – und zwar unabhängig vom Ort, an dem gearbeitet wird.
Besonders relevant wird das Ganze im Fall von Streitigkeiten, z. B. bei der Abrechnung von Überstunden oder bei Unfällen im Homeoffice. Wer hier keine lückenlose Zeiterfassung vorweisen kann, steht rechtlich schnell auf dünnem Eis.
Fazit: Ohne Zeiterfassung im Homeoffice keine Rechtssicherheit. Wer seinen Mitarbeitenden die nötigen Tools und eine klare Struktur an die Hand gibt, schützt nicht nur sich selbst, sondern stärkt auch das Vertrauen im Team.
Zeiterfassung im Homeoffice: Diese Methoden eignen sich
Wenn wir über Zeiterfassung im Homeoffice sprechen, dann geht’s vor allem um eines: Flexibilität bei gleichzeitiger Verlässlichkeit. Es gibt nicht die eine perfekte Lösung für alle – aber jede Menge Optionen, die sich an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen lassen.
Ob kleines Start-up mit fünf Leuten oder Konzern mit 5000 Mitarbeitenden – entscheidend ist, dass die Methode zur Unternehmenskultur passt und für die Mitarbeitenden leicht nutzbar ist. Hier ein Überblick über die gängigsten Varianten:
1. Manuelle Zeiterfassung – der Klassiker für den Start
Manchmal ist weniger mehr. Gerade in kleineren Teams oder bei der Einführung von Zeiterfassung im Homeoffice greifen viele zuerst zu simplen Lösungen wie:
Die Grundanforderung der Arbeitszeiterfassung wird damit erfüllt. Problematisch wird es allerdings, wenn das Ganze zur Zettelwirtschaft wird – oder wenn die Daten später manuell weiterverarbeitet werden müssen. Auch das Risiko für Fehler und Manipulation ist relativ hoch.
✅ Vorteile: Schnell eingerichtet, keine Kosten, ideal für den Einstieg
❌ Nachteile: Fehleranfällig, keine Automatisierung, keine Auswertungen
2. Digitale Tools & Apps – die moderne Lösung
Immer mehr Unternehmen setzen heute auf digitale Zeiterfassungssysteme, die sich bequem in den Arbeitsalltag im Homeoffice integrieren lassen. Die Bandbreite reicht von einfachen Browser-Stoppsystemen bis hin zu umfassenden Workforce-Management-Plattformen.
Typische Funktionen:
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Live-Stempeln und Echtzeit-Erfassung
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Pausen-Tracking & Erinnerungen
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Mobile Apps für unterwegs
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Automatische Reports & Auswertungen
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Integration mit Schichtplanung, Lohnabrechnung oder Abwesenheitsverwaltung
Das Ganze läuft entweder über den Webbrowser, über Desktop-Software oder als App – und bietet eine rechtssichere, transparente und benutzerfreundliche Lösung, gerade bei hybriden Arbeitsmodellen.
✅ Vorteile: Automatisiert, intuitiv, gesetzeskonform, skalierbar
❌ Nachteile: Je nach Anbieter kostenpflichtig, erfordert Einführung & Schulung
Tipp: Digitale Zeiterfassung mit Staffomatic!
3. Zeiterfassung über Projekt-Tools
Gerade in Agenturen oder Projektteams wird die Arbeitszeit oft direkt projektbezogen erfasst. Das ist besonders praktisch, wenn die Zeitabrechnung kundenbasiert oder projektgesteuert funktioniert.
Allerdings: Diese Tools sind oft nicht auf rechtssichere Arbeitszeiterfassung im Sinne des Arbeitszeitgesetzes ausgelegt – Pausen, Ruhezeiten oder Überstundenregelungen lassen sich hier meist nicht korrekt abbilden.
✅ Vorteile: Ideal für Projektarbeit, einfache Nutzung
❌ Nachteile: Oft nicht gesetzeskonform, wenig HR-Funktionen
4. Vertrauensarbeitszeit? Eher keine Alternative!
Einige Unternehmen setzen weiterhin auf Vertrauensarbeitszeit, auch im Homeoffice. Dabei erfassen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit gar nicht oder nur sehr grob – die Leistung zählt, nicht die Präsenzzeit.
Das mag auf den ersten Blick sympathisch wirken, steht aber spätestens seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts rechtlich auf wackligen Beinen. Auch bei Vertrauensarbeitszeit ist eine grundsätzliche Dokumentation der Arbeitszeiten erforderlich – selbst wenn diese nicht kontrolliert, sondern nur gespeichert wird.
Tipp: Mehr zum Thema Vertrauensarbeitszeit trotz Zeiterfassung hier erfahren!
Tipps für die Implementierung von Zeiterfassung im Homeoffice
Eine digitale Zeiterfassung im Homeoffice einzuführen, ist mehr als nur ein technischer Schritt – es ist ein kultureller. Denn wie bei jeder Veränderung braucht es Transparenz, Kommunikation und Akzeptanz, damit das neue System nicht als Kontrolle, sondern als Unterstützung wahrgenommen wird. Folgende Tipps können dabei helfen:
Offen kommunizieren: Das „Warum“ erklären
Niemand lässt sich gern kontrollieren. Deshalb ist es wichtig, dass Führungskräfte ihren Mitarbeitenden offen erklären, warum die Zeiterfassung im Homeoffice eingeführt wird – und was sie bringt.
Es geht nicht darum, jede Minute zu überwachen, sondern um:
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Transparenz für alle Seiten
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Schutz vor Selbstausbeutung
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Rechtssicherheit für Unternehmen und Mitarbeitende
Wenn klar ist, dass Zeiterfassung nicht aus Misstrauen entsteht, steigt die Akzeptanz automatisch.
Schulung & Support anbieten
Gerade bei digitalen Tools gilt: Nur wer’s versteht, nutzt es auch richtig.
Deshalb sollten zur Einführung einer neuen Zeiterfassungslösung:
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kurze Einführungsschulungen (online oder vor Ort) anbgeboten werden
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FAQs oder Kurzanleitungen bereitgestellt werden
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Ansprechpartner*innen benannt werden, die bei Fragen helfen
Je einfacher die Anwendung, desto schneller wird sie zur Routine.
Prozesse klar definieren
Bei Einführung der Homeoffice Zeiterfassung sollten die Prozesse klar festgelegt werden. Das schließt ein:
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Wann soll gestempelt werden? (z. B. bei Arbeitsbeginn, nach Pausen, zum Feierabend)
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Was passiert bei Fehlern? (z. B. vergessene Stempelung)
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Wie werden Überstunden erfasst und abgebaut?
Eine kurze Zeiterfassungsrichtlinie kann hier als Orientierungshilfe dienen.
Regelmäßige Auswertung & Feedback einholen
Implementierung heißt nicht: Tool einführen und nie wieder anfassen. Erfolgreiche Unternehmen holen sich regelmäßig Feedback aus dem Team und passen Prozesse an, wenn’s irgendwo hakt.
Auch HR oder Teamleads sollten regelmäßig Arbeitszeitberichte analysieren, um Trends zu erkennen – etwa Überlastung oder ungewöhnliche Arbeitszeiten, die auf Dauer zum Problem werden könnten.
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FAQ - Häufig gestellte Fragen
Feb 26, 2025
