Wie erstelle ich eine Zeiterfassung in Excel? - Oder besser nicht?

Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht und das entsprechende Gesetz kommt noch 2023 heraus. Kein Wunder also, dass sich zahlreiche Unternehmen nun auf die Suche nach dem passenden Tool zur Erstellung der Arbeitszeiterfassung machen. Doch ist das Modell Arbeitszeiterfassung Excel wirklich das Richtige?

Schließlich gibt es kaum einen Betrieb, der nicht mit MS Office arbeitet, dessen Bestandteil auch Excel ist. Dementsprechend bietet es sich für viele Bürofachkräfte automatisch als logischen Weg an, Excel zur Zeiterfassung zu nutzen.

Doch das Gesamtmodell Dienstplanung in Excel bietet so einige Nachteile gegenüber einem online Tool. Die Zeiten müssen mühsam abgeglichen und übertragen werden. Findet beispielsweise eine Online Schichtplanung statt und gleichzeitig kann eine Zeiterfassung stattfinden, spart dies Zeit, Arbeit und bringt noch weitere Vorteile mit sich.

Nachteile von Excel bei der Arbeitszeiterfassung

Schon alleine die aufwendige Erstellung eines korrekten Modells zur Arbeitszeiterfassung bringt Nutzer und Nutzerinnen schnell an die Grenzen der Geduld. Je nach Betrieb können hierbei zudem unübersichtliche Ergebnisse entstehen. Die hauptsächlichen Nachteile von Excel sind:

Die mangelnde Transparenz

Diese Problematik lässt sich bei der Arbeitszeiterfassung sehr schwer handhaben. Die entsprechende Datei muss nach jeder Aktualisierung erneut gesendet, geteilt und gespeichert werden. Wer hiermit arbeitet, verliert schnell den Überblick und es ist zudem nicht so einfach, schnell bestimmte Informationen herauszusuchen und weiterzugeben.

Der allgemeine Zeitaufwand und die Fehleranfälligkeit bei der Arbeitszeiterfassung

Da laut dem neuen Gesetz die Arbeitszeiterfassung jeweils direkt am Tag der geleisteten Arbeit zu tätigen ist, geht ein großer Zeitaufwand damit einher. Zudem können durch mangelnde Kenntnisse, fehlerhafte Einstellungen oder einen einzigen falschen Mausklick zahlreiche Daten verloren gehen. Alles noch einmal einzutragen wäre die störende Folge.

Die Arbeitszeiterfassung Excel und die Manipulationsgefahr

Einfache Manipulationen sind schwer nachzuverfolgen. Die Aufrundung der Arbeitszeit durch Mitarbeiter:innen kann zum Knacks der Vertrauensbasis führen. Unstimmigkeiten diesbezüglich sind kaum nachweisbar und können sich negativ auf das Betriebsklima auswirken .

Ist das Modell Arbeitszeiterfassung Excel überhaupt gesetzeskonform?

Bereits im Jahre 2019 gab es bezüglich der Arbeitszeiterfassung einige rechtliche Auseinandersetzungen. Die manuelle Zeiterfassung in Papierform oder mit Excel sind kritisiert worden. Dies liegt an der erwähnten Fehlerhaftigkeit, der Manipulationsgefahr und außerdem daran, dass diese lückenhaft sein können. So urteilte der Europäische Gerichtshof bereits damals, dass Vorschriften zur Zeiterfassung in Unternehmen ab einer bestimmten Größe elektronisch und nicht manuell stattfinden müssen. 
Darunter fällt auch die Arbeitszeiterfassung Excel. Anerkannt, unkompliziert und zuverlässig ist beispielsweise unser praktisches Tool zur Zeiterfassung online. Dieses passt wunderbar zur praktischen online Schichtplanung, welche wir ebenfalls anbieten und welcher das Modell Dienstplaner Excel ersetzt.

Mangelnde Möglichkeiten der Umsetzung einer korrekten Arbeitszeiterfassung

Excel bietet zudem leider so gar keine flexiblen Optionen zur Gestaltung der Arbeitszeiterfassung. Das berühmte Tabellentool, welches jahrelang zur Darstellung verschiedenster Dinge diente, ist in diesem Fall schlicht ungeeignet. Ob Dienstpläne Excel oder andere Modelle gefragt waren, diese sind einfach mittlerweile überholt und nicht mehr zeitgerecht. Nachdem so viel Zeit und Liebe in eine Tabelle investiert wurde, werden am Ende nicht einmal die bestmöglichen Ergebnisse präsentiert.
Besonders kompliziert wird die gewünschte Darstellung der Arbeitszeiterfassung bei modernen und variablen Arbeitszeitmodellen.

Großartige Lösung der gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiterfassung von Staffomatic

Sind Dir die zahlreichen Vorteile der Arbeitszeiterfassung per praktischer Zeiterfassung online bereits bewusst? Du benötigst keine Schreibmaterialien und auch keine Exceltabelle. Von jedem Browser aus hast Du einfach Zugriff darauf und auch jedes erdenkliche Endgerät ist mit unserem Tool kompatibel.
Gute Nachrichten für jeden, der seine Lohnabrechnung noch immer mit Excel macht, gibt es übrigens auch. Durch die einfache Auswertung und die problemlosen Exporte lässt sich die jeweilige Arbeitszeit auch in Excel-Format exportieren. Auch im CSV-Format findet sich die Möglichkeit für Exporte, um die Lohnabrechnung zu vereinfachen.

Die einfache Handhabung bei der individuellen Arbeitszeiterfassung ist wirklich großartig. Kurze Raucherpausen, Kaffeepausen und mehr können einfach per Klick eingetragen werden. Eine Ein- und Austragung bei Beginn und Ende jeder Pause egal welcher Länge, stellt überhaupt kein Problem dar und ist von jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin einfach durchführbar. Zudem bekommen alle Mitarbeiter:innen einen persönlichen PIN. Hierdurch ist das System zur Arbeitszeiterfassung vor Manipulationen geschützt und auch dem Datenschutz ist Genüge getan.

Erfasste Zeiten lassen sich wunderbar mit den im Schichtplan angegebenen Arbeitspensum vergleichen. Die Soll-Stunden und die Ist-Stunden lassen sich auf diese Art sehr einfach und übersichtlich in einem Stundenachweis gegen rechnen. Auf diese Art kann es nicht zu Missverständnissen oder Unstimmigkeiten kommen. 
Arbeitgeber:innen haben zudem die Möglichkeit, die aktuelle Arbeitssituation live mitzuverfolgen. Um die endgültige Auswertung der Arbeitszeiterfassung zusätzlich zu erleichtern, kann sogar eine automatische Auswertung eingerichtet werden. Gegenüber dem Modell Zeiterfassung Excel sind mit unserem Tool also einige Vorteile zu verzeichnen. Transparent, einfach und unkompliziert lässt sich eine korrekte und präzise Zeiterfassung durchführen.

Bereits über 70.000 Anwender:innen vertrauen unserem Tool zur Arbeitszeiterfassung und es werden stetig mehr. 100 % made in Germany und sogar mit einer kostenlosen Testversion überzeugt dieses bahnbrechende Tool sicherlich auch bald Dich. Insbesondere die faire Preisgestaltung ist ein sehr überzeugendes Argument für unser praktisches und innovatives Tool zur Zeiterfassung der geleisteten Arbeit in jedem unternehmen. Es eignet sich für alle Unternehmensgrößen und ist mit unseren anderen Tools kombinierbar.

Arbeitszeiterfassung mit Excel Fazit

Allgemein gesehen ist das Modell Arbeitszeiterfassung Excel nicht nur veraltet, sondern auch sehr kompliziert. Es mangelt an Effizienz und Transparenz, ist fehleranfällig und ein echter Zeitfresser. Zudem ist eine Arbeitszeiterfassung mit Excel laut Gesetz auch gar nicht mehr zulässig, zumindest bei einem Großteil der Unternehmen. Moderne, effiziente und übersichtliche Tools sind stattdessen gefragt. Mache es also besser ebenso wie unsere zufriedenen Kunden und setze auf das Tool zur Zeiterfassung von Staffomatic.