Die 6 wichtigsten Fragen zur Stempeluhr: Wir haben die Antworten

Ein- und Ausstempeln: Spätestens seit der EuGH-Entscheidung zur Arbeitszeiterfassung ist klar – Unternehmen in Deutschland müssen handeln. Aber was bedeutet das konkret für dich und dein Team? Wer muss stempeln, wer nicht? Ist der Weg zur Stempeluhr eigentlich schon Arbeitszeit? Und gibt es digitale Alternativen zur klassischen Stempeluhr?

Wir haben genau hingeschaut und beantworten dir in diesem Artikel die sechs häufigsten Fragen rund um das Thema Stempeluhr.

1. Was ist eine Stempeluhr?

Die Stempeluhr – klingt ein bisschen nach grauer Büro-Vergangenheit. Tatsächlich ist sie aber aktueller denn je. Hinter dem Begriff verbirgt sich ganz einfach ein System zur Erfassung der Arbeitszeit. Früher war das ein mechanisches Gerät, in das Mitarbeitende eine Papierkarte schieben mussten. 

Mitarbeitende hatten eine persönliche Stempelkarte – meistens aus festem Karton. Beim Betreten des Betriebs wurde diese Karte in ein mechanisches Gerät, die sogenannte Stempeluhr, geschoben. Per Zahnradsystem oder Druckmechanismus wurde dann die genaue Uhrzeit eingedruckt. Zum Arbeitsbeginn, beim Verlassen des Arbeitsplatzes am Ende des Tages und bei Pausen wurde gestempelt. So entstand ein tägliches Protokoll: Wann wurde gearbeitet, wann war Pause, wann war Feierabend?

Diese Art der Zeiterfassung war zwar simpel, aber auch fehleranfällig. Karten gingen verloren, Stempel waren mal unleserlich oder die Uhr war verstellt.

In der modernen Arbeitswelt reden wir meist nicht mehr von der klassischen Stempeluhr, sondern von digitalen Lösungen, die das Prinzip übernommen und verbessert haben:

• Mit digitalen Terminals im Betrieb kann per Chipkarte, PIN oder sogar Fingerabdruck gestempelt werden.

• Mit Zeiterfassung Software in Form von Apps oder Webanwendungen, können sich Mitarbeitende von überall aus einstempeln
  
  

2. Ist eine Stempeluhr Pflicht?

Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Jahr 2019 und der darauffolgenden Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im Jahr 2022 ist ziemlich klar: Arbeitgeber*innen in Deutschland sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Und zwar nicht nur irgendwie, sondern systematisch, vollständig und manipulationssicher.

Heißt das, ich muss eine Stempeluhr haben?

Nicht unbedingt im Sinne einer klassischen Stempeluhr an der Wand. Aber: Du brauchst ein zuverlässiges System zur Zeiterfassung. Ob das ein Terminal ist, eine App wie Staffomatic oder eine andere digitale Lösung – das bleibt dir überlassen. Wichtig ist nur: Es muss dokumentiert werden, wann Mitarbeitende mit der Arbeit beginnen, Pausen machen und Feierabend haben.

Und was sagt das Gesetz konkret?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 ArbSchG). Und auch das Bundesarbeitsministerium hat angekündigt, diese Vorgaben künftig gesetzlich klarer zu regeln – mit einem neuen Gesetz zur digitalen Zeiterfassung, das 2025 kommen soll. 

3. Welche Mitarbeiter müssen nicht stempeln?

Müssen alle Mitarbeitenden stempeln? Ja. Dennoch gibt es einige wenige Ausnahmen, vor allem im Führungs- und Leitungsbereich. Darunter fallen:

1. Leitende Angestellte – also Personen mit echter Entscheidungsbefugnis, z. B. wer Einstellungen und Kündigungen allein durchsetzen darf.

2. Geschäftsführer*innen oder Vorstandsmitglieder.

3. Selbstständige und freie Mitarbeitende – sie fallen nicht unter das klassische Arbeitszeitgesetz.

4. Familienangehörige im Betrieb, wenn kein klassisches Arbeitsverhältnis besteht.

💡 Wichtig: Nur weil jemand einen Titel wie „Teamlead“ oder „Projektmanager*in“ hat, heißt das nicht automatisch, dass sie oder er von der Erfassungspflicht befreit ist. Entscheidend ist, wie viel Entscheidungsmacht und Verantwortung die Person tatsächlich hat – nicht der Titel auf der Visitenkarte.

Müssen Minijobber stempeln?

Ja, Minijobber müssen ihre Arbeitszeiten erfassen. Sie zählen ebenso wie Werkstudierende und Teilzeitkräfte als ganz normale Mitarbeitende und fallen somit ebenfalls unter die Zeiterfassungspflicht.

4. Ist der Weg vom Arbeitsplatz zur Stempeluhr Arbeitszeit?

Es kommt drauf an. Grundsätzlich gilt: Die Arbeitszeit beginnt dann, wenn Mitarbeiter ihre Arbeit aufnehmen – nicht erst, wenn sie gestempelt haben. Aber (und das ist wichtig): Der Weg zur Stempeluhr ist nicht automatisch Arbeitszeit. Es hängt davon ab, wo die Stempeluhr steht und wie das Arbeitsverhältnis geregelt ist.

Zwei typische Szenarien:

1. Stempeluhr direkt am Werkstor oder Eingang
   In diesem Fall beginnt die Arbeitszeit erst nach dem Stempeln. Der Weg von der Stempeluhr zum eigentlichen Arbeitsplatz gehört nicht zur bezahlten Arbeitszeit.
   Klingt streng, ist aber laut Rechtsprechung in Ordnung – weil man davon ausgeht, dass das Stempeln Teil der betrieblichen Organisation ist.

2. Stempeluhr am Arbeitsplatz oder sehr nah dran
   Hier verschwimmen die Grenzen. Wenn Mitarbeitende zum Beispiel direkt am Schreibtisch in der App stempeln, dann ist alles davor (also der Gang durch den Flur, Aufzug etc.) privat – aber: Es kann trotzdem sinnvoll und fair sein, das zu regeln.

Und was sagt das Arbeitsrecht?

Das Bundesarbeitsgericht sieht den Weg zur Stempeluhr nur dann als Arbeitszeit, wenn der Arbeitgeber das ausdrücklich so festlegt oder der Weg ungewöhnlich lang bzw. betrieblich bedingt ist (z. B. wenn Sicherheitskleidung angezogen werden muss, bevor überhaupt gearbeitet werden kann).

💡 Unser Tipp: Sprich’s im Team offen an – und regel es im Zweifel schriftlich (z. B. in einer Betriebsvereinbarung oder direkt im Arbeitsvertrag). So gibt’s keine Missverständnisse und alle wissen Bescheid.

➡️ Mehr zu dem Thema: Was zählt zur Arbeitszeit? 6 Fakten, die du wissen musst

5. Was kostet eine Stempeluhr?

Stempeluhren können teuer sein. Aber: Du musst nicht gleich hohe Kosten auf dich nehmen, um ein zuverlässiges System zur Zeiterfassung für deine Mitarbeitenden einzurichten. Folgende Möglichkeiten bieten sich:

1.  Klassische (analoge) Stempeluhren:
Stempeluhren kosten meist zwischen 100 und 400 Euro pro Gerät – plus laufende Kosten für Stempelkarten, Wartung, Ersatzteile und ggf. Ersatzgeräte.

 2. Digitale Zeiterfassungssysteme (z. B. per Terminal, App oder Web):
Hier variiert der Preis je nach Anbieter und Funktionsumfang. In der Regel zahlst Du monatlich pro Mitarbeitendem – z. B.:

• ab ca. 2 bis 6 € pro Mitarbeitendem/Monat

• manchmal gibt’s auch Staffelpreise, abhängig von der Unternehmensgröße

• dazu kommen evtl. einmalige Setup-Kosten (für Hardware, Einbindung etc.)

3. Software wie Excel

Einige Unternehmen setzen bei der Zeiterfassung auf Programme wie Excel, die keine extra Anschaffungskosten mit sich bringen. Aber Vorsicht: Diese manuelle Art der Arbeitszeiterfassung ist fehler- und manipulationsanfällig und birgt Datenschutzrisiken.

Tipp: Erfahre hier alles über die gängigen Zeiterfassungssysteme!

6. Was ist die beste Stempeluhr-App?

Die Welt der Stempeluhr-Apps ist groß und unübersichtlich. Dabei gibt es Stempeluhr-Apps für verschiedenste Bedürfnisse: Kleine oder große Unternehmen, Mitarbeitende im Außendienst, viele oder wenige Sonderfunktionen, am Terminal oder auf dem Smartphone. 

➡️ Wir haben uns hier bereits die besten kostenlosen Zeiterfassung Apps im Vergleich angeschaut.

Wenn Du eine einfache, flexible und moderne Lösung suchst, die nicht nur stempelt, sondern deinen ganzen Arbeitsalltag erleichtert, dann ist unsere Empfehlung klar: Die beste Stempeluhr-App ist die, die mehr kann als nur Uhrzeiten zu zählen.
Und genau da kommt Staffomatic ins Spiel.

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