Personalkosten

Nur das Gehalt eines Mitarbeitenden zu sehen reicht nicht aus. Dafür müssen die gesamten Personalkosten betrachtet werden. Hier erfährst du alles Wichtige rund um das Thema und wie du sie für dein Unternehmen effektiv berechnen und managen kannst.

Was sind Personalkosten und warum sind sie wichtig?

Personalkosten - was genau verbirgt sich dahinter? Ganz einfach: Personalkosten sind alle Kosten, die ein Unternehmen für seine Mitarbeitenden stemmen muss. Dazu zählen Gehälter, Sozialversicherungsbeiträge, Lohnnebenkosten und weitere Ausgaben, die direkt oder indirekt mit der Beschäftigung von Personal zusammenhängen. Da Personalkosten meistens einer der größten Kostenfaktoren in Unternehmen sind, spielen sie eine entscheidende Rolle bei der Unternehmensplanung.

Du fragst dich, warum Personalkosten so wichtig sind? Nun, sie haben einen erheblichen Einfluss auf die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Wenn du genau weißt, wie hoch deine Personalkosten sind, kannst du fundierte Entscheidungen in Bezug auf Einstellungen, Entlassungen, Gehaltsanpassungen und Personalentwicklung treffen.

Außerdem hilft dir das Verständnis der Personalkosten dabei, deinen Personalkostensatz zu berechnen. Dieser gibt dir Aufschluss über die Rentabilität und Produktivität deiner Mitarbeitenden. Und wer möchte nicht wissen, wie effizient sein Team arbeitet? Durch die Optimierung deiner Personalkosten kannst du zudem die Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens erhöhen und für finanzielle Stabilität sorgen.

Aber das ist noch nicht alles: Es ist auch wichtig, Personalkosten im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass dein Unternehmen seine gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt, wie zum Beispiel die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern. So vermeidest du mögliche Strafen oder Sanktionen und bewahrst einen guten Ruf als Arbeitgeber.

Welche Arten von Personalkosten gibt es?

Direkte Personalkosten sind die Kosten, die unmittelbar mit der Entlohnung der Mitarbeitenden zusammenhängen. Dazu zählen beispielsweise Gehälter, Löhne, Boni, Provisionen und Zuschläge. Diese Kosten sind leicht zu berechnen und machen einen Großteil der Gesamtpersonalkosten aus.

Indirekte Personalkosten fallen an, wenn Mitarbeitende für das Unternehmen arbeiten, sind aber nicht direkt an ihre Entlohnung gekoppelt. Einige Beispiele für indirekte Personalkosten sind:

• Kosten für Personalrekrutierung, wie Aufwendungen für Stellenanzeigen, Personaldienstleister, Bewerbungsprozesse und Vorstellungsgespräche
• Kosten für Personalentwicklung und -schulung, wie interne und externe Schulungen, Workshops, Seminare und Fachliteratur
• Ausgaben für Arbeitsmittel, Büroräume und Pausenräume

Lohnnebenkosten sind zusätzliche Kosten, die für Arbeitgebende anfallen, wenn sie Mitarbeitende beschäftigen. Sie beinhalten Sozialversicherungsbeiträge wie Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung sowie weitere Abgaben und Steuern. Lohnnebenkosten variieren je nach Land und Rechtsrahmen und können einen erheblichen Anteil der Personalkosten ausmachen.

Nachdem wir nun die Kategorisierung erklärt haben, gehen wir nun auf einige typische Fragen ein:

Sind Reisekosten Personalkosten?

Ja, Reisekosten können als Personalkosten betrachtet werden, da sie im Zusammenhang mit der Tätigkeit der Mitarbeitenden entstehen und das Unternehmen dafür aufkommt. Dazu zählen beispielsweise Kosten für Transport, Unterkunft und Verpflegung während Dienstreisen.

Wie lassen sich direkte Personalkosten berechnen?

Um die direkten Personalkosten zu berechnen, musst du alle Kosten berücksichtigen, die direkt mit der Entlohnung deiner Mitarbeitenden zusammenhängen. Hier zeigen wir dir, wie du das Schritt für Schritt machen kannst:

1. Brutto- und Nettogehälter berechnen
Als erstes solltest du die Brutto- und Nettogehälter deiner Mitarbeitenden kennen. Das Bruttogehalt ist der Betrag, den ein Mitarbeitender vor Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen erhält. Das Nettogehalt ist das, was der Mitarbeitende nach Abzug dieser Kosten erhält.

2. Zuschläge und Prämien berücksichtigen
Berücksichtige auch alle Zuschläge und Prämien, die an Mitarbeitende gezahlt werden. Dazu zählen beispielsweise Überstunden-, Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge sowie Boni und Provisionen.

3. Berechnung der direkten Personalkosten
Wenn du alle relevanten Gehaltsdaten gesammelt hast, kannst du die direkten Personalkosten berechnen, indem du die Bruttogehälter, Zuschläge und Prämien für alle Mitarbeitenden zusammenrechnest.

Beispiel 2: Was kostet ein Angestellter bei 3.000 EUR Brutto pro Monat?

Wenn ein Angestellter ein monatliches Bruttogehalt von 3.000 EUR erhält, sind die direkten Personalkosten:

3.000 EUR (Bruttogehalt) + eventuelle Zuschläge und Prämien

Vergiss nicht, dass du bei der Berechnung der direkten Personalkosten auch eventuelle saisonale Schwankungen und Änderungen in der Arbeitszeit berücksichtigen solltest. Durch genaue Kenntnis der direkten Personalkosten kannst du fundierte Entscheidungen über Einstellungen, Entlassungen und Gehaltsanpassungen treffen und so die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens sicherstellen.

Was sind indirekte Personalkosten?

Indirekte Personalkosten sind alle Kosten, die für Mitarbeitende anfallen, aber nicht direkt mit ihrer Entlohnung zusammenhängen. Diese Kosten können einen erheblichen Einfluss auf die Gesamtkosten haben. Im Folgenden erfährst du, welche Arten von indirekten Personalkosten es gibt und wie sie sich auf die Gesamtkosten auswirken können.

• Personalrekrutierung: Die Suche, Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeitender verursacht Kosten, die als indirekte Personalkosten gelten. Dazu gehören beispielsweise Aufwendungen für Stellenanzeigen, Personaldienstleister, Bewerbungsprozesse und Vorstellungsgespräche. Auch Einarbeitungszeiten und -kosten fallen unter diesen Punkt.
• Personalentwicklung und -schulung: Investitionen in die Personalentwicklung und -schulung sind ebenfalls Teil der indirekten Personalkosten. Dazu zählen Kosten für interne und externe Schulungen, Workshops, Seminare und Fachliteratur. Diese Investitionen helfen dabei, die Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeitenden zu erweitern und tragen zur langfristigen Leistungsfähigkeit des Unternehmens bei.
• Arbeitsmittel, Büroräume und Pausenräume: Auch die Ausgaben für Arbeitsmittel, Büroräume und Pausenräume zählen zu den indirekten Personalkosten. Dazu gehören beispielsweise Mieten, Nebenkosten, Möbel, IT-Ausstattung und Materialien für den täglichen Gebrauch.

Indirekte Personalkosten können die Gesamtkosten deines Unternehmens beeinflussen, indem sie die Kosten pro Mitarbeitendem erhöhen. Um ein effizientes Kostenmanagement zu gewährleisten, ist es wichtig, diese Kosten im Blick zu behalten und bei Bedarf Maßnahmen zur Kostenreduktion zu ergreifen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie du die indirekten Personalkosten in Schach halten kannst:

• Optimiere den Rekrutierungsprozess, um unnötige Kosten zu vermeiden
• Fördere interne Weiterbildung und Wissenstransfer, um Schulungskosten zu reduzieren
• Nutze moderne Technologien und Arbeitsmittel, um die Effizienz am Arbeitsplatz zu steigern
• Achte auf eine effiziente Raumnutzung, um Miet- und Nebenkosten zu minimieren

Indem du sowohl direkte als auch indirekte Personalkosten im Auge behältst, kannst du die Gesamtkosten deines Unternehmens besser kontrollieren und zielgerichtete Entscheidungen für ein nachhaltiges Wachstum treffen.

Nachdem wir nun auch die indirekten Personalkosten beleuchtet haben, können wir nun ein Rechenbeispiel inklusive von indirekten Kosten anstellen.

In diesem Beispiel betragen die Gesamtkosten für den Mitarbeitenden 4.450 EUR pro Monat. Um ein effektives Kostenmanagement zu gewährleisten, ist es wichtig, sowohl die direkten als auch die indirekten Personalkosten zu überwachen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Dies hilft, die Rentabilität des Unternehmens zu sichern und informierte Entscheidungen über Personalplanung und -budgetierung zu treffen.Lohnnebenkosten sind zusätzliche Kosten, die Arbeitgeber*innen im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Mitarbeitenden tragen müssen. Sie können einen erheblichen Einfluss auf die Gesamtpersonalkosten haben. In diesem Artikel beleuchten wir die verschiedenen Arten von Lohnnebenkosten und wie sie die Personalkosten beeinflussen.

Wie beeinflussen Lohnnebenkosten die Personalkosten?

Ein wesentlicher Bestandteil der Lohnnebenkosten sind die Sozialversicherungsbeiträge. Diese Beiträge finanzieren die gesetzliche Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung. In Deutschland teilen sich Arbeitgeberinnen und Arbeitnehmerinnen die Kosten für die Sozialversicherungsbeiträge, wobei Arbeitgeber*innen in der Regel den größeren Anteil tragen.

Arbeitgeber*innen sind verpflichtet, Beiträge zur Berufsgenossenschaft (BG) zu zahlen, die als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung fungiert. Die Höhe der Beiträge richtet sich nach der Gefahrenklasse des Unternehmens und der Höhe der Entgelte, die an die Mitarbeitenden gezahlt werden.

Arbeitgeber*innen sind gesetzlich verpflichtet, ihre Mitarbeitenden im Krankheitsfall und während des Mutterschutzes weiterhin zu entlohnen. Diese Kosten können die Personalkosten erhöhen, insbesondere bei längeren Krankheitszeiten oder einer hohen Anzahl von Mitarbeitenden im Mutterschutz.

Lohnnebenkosten erhöhen die Gesamtkosten, die Arbeitgeber*innen für ihre Mitarbeitenden aufwenden müssen. Um ein effizientes Kostenmanagement zu gewährleisten, ist es wichtig, diese Kosten im Blick zu behalten und bei der Personalplanung und -budgetierung zu berücksichtigen.

Hier sind einige Tipps, wie du die Lohnnebenkosten in deinem Unternehmen kontrollieren kannst:

• Informiere dich über mögliche Förderprogramme und Zuschüsse, um die Lohnnebenkosten zu reduzieren.
• Achte auf eine gesunde Work-Life-Balance deiner Mitarbeitenden, um Krankheitszeiten zu minimieren.
• Nutze Zeitarbeitskräfte oder Freelancer*innen, wenn dies für dein Unternehmen sinnvoll ist, um die Lohnnebenkosten flexibel zu gestalten.
• Durch das Verständnis der verschiedenen Lohnnebenkosten und deren Auswirkungen auf die Personalkosten kannst du bessere Entscheidungen treffen und dein Unternehmen finanziell gesund halten.
• Schließlich kann Dir auch eine Dienstplan Software helfen, dass Du all Deine Gehaltskosten richtig erfasst und zwischen direkten und indirekten Kosten aufteilst.

Nun können wir schließlich ein ganzheitliches Beispiel berechnen:

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