Der Große Personalplanung-App Test 2025: 6 Apps im Vergleich!

Du brauchst eine Personalplanung-App? Wir haben die Antwort für dich!

In der Welt des Arbeitsmanagements und der Dienstplanung stehen zahlreiche Apps zur Verfügung, um die Organisation von Schichten und Arbeitszeiten zu erleichtern. Diese Personalplanung-Apps sind vielseitige Dienstplan-Tools, die Unternehmen dabei unterstützen, Arbeitspläne zu erstellen, Mitarbeitende zu verwalten und effizient zu kommunizieren. Bei der Auswahl der richtigen Dienstplan-App ist es wichtig zu berücksichtigen, für welche Zielgruppe und welche spezifischen Anforderungen sie am besten geeignet ist.

Aber keine Sorge! Hier wirst du den richtigen Schichtplaner finden!

Welche Personalplanung-App ist die richtige für mich?

Im Allgemeinen unterscheidet man zwischen drei Arten von Dienstplan-Apps:

1️⃣ Personalplanung-Apps für die eigene Selbstorganisation

Diese Personalplanung-Apps sind weniger auf die Zusammenarbeit im Team oder die Verwaltung großer Arbeitskräfte ausgerichtet, sondern dienen hauptsächlich der effizienten Organisation des eigenen Arbeitsalltags.

Du suchst eine Personalplanung-App für die eigene Selbstorganisation? Dann findest du deine Antwort hier!

2️⃣ Personalplanung-Apps für Mitarbeitende

Die erste Kategorie umfasst Personalplanung-Apps, die in erster Linie auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnitten sind. Diese Personalplanung-Apps bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche und Funktionen, die es Mitarbeitenden erleichtern, ihre Schichten zu verwalten, Abwesenheiten zu planen und direkt mit ihren Kolleg:innen und Vorgesetzten zu kommunizieren.

3️⃣ Personalplanung-Apps für Planende & Mitarbeitende

Die zweite Kategorie von Personalplanung-Apps zielt darauf ab, sowohl den Planenden als auch den Mitarbeitenden in den Planungsprozess einzubeziehen. Diese Personalplanung-Apps bieten eine breite Palette von Funktionen, um die Dienstplanung zu optimieren, die Zeiterfassung zu verbessern, die Kommunikation im Team zu fördern und vieles mehr.

In diesem Blogbeitrag werden wir den Fokus sowohl auf Personalplanung-Apps richten, die ausschließlich für Mitarbeitende bestimmt sind, als auch auf solche, die auch die Planenden miteinbeziehen.

Die besten Personalplanung-Apps im Vergleich!

1️⃣ Personalplanung-Apps für Planende & Mitarbeitende

🏆 Testsieger: Staffomatic

Staffomatic bietet klare Schichtplanungsfunktionen, einschließlich flexibler Anpassungsmöglichkeiten. Die Personalplanung-App unterstützt eine effektive Abwesenheitsverwaltung und Kommunikation über Nachrichten und Push-Benachrichtigungen. Die Zeiterfassung erfolgt präzise über einen Terminal und bietet eine detaillierte Übersicht der Arbeitszeitkonten, einschließlich Zuschlägen. Mitarbeiter können in der Schichtplaner-App flexibel in Arbeitsbereichen zugewiesen werden, und es besteht die Möglichkeit zur Qualifikationsfilterung in der Schichtplanung. Zusätzlich dazu kannst du mit dem Urlaubsplaner die Arbeitszeitverwaltung mühelos optimieren.

Einzige Einschränkung: Diese Personalplanung-App ist eher für kleinere Unternehmen geeignet und bietet eine dicht besiedelte Benutzeroberfläche.

Preise:

Schichtplaner + Urlaubsplaner: 2,00€/Nutzer/Monat

Schichtplaner + Zeiterfassung: 2,00€/Nutzer/Monat

Professional: 4,00€/Nutzer/Monat

Premium: 6,00€/Nutzer/Monat

Stärken

Schichtplanung

Übersichtliche Darstellung der Schichten.
Umfassende Filtermöglichkeiten im Wochenplan nach Abteilungen.
Möglichkeit zur Erstellung von Schichtvorlagen und Nutzung einer Wiederholungsfunktion.
Detaillierte Anzeige von Urlaubstagen und verfügbaren Urlaubstagen.
Sehr gute Übersicht von Abwesenheiten.

Kommunikation und Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen für Mitarbeitende bei Schichtplanänderungen.
Nachrichtenfunktion für Mitarbeitende

Funktionsbereiche

Zeiterfassung über einen Terminal mit Pausenregelung.
Übersichtliche Liste der erfassten Zeiten und Exportmöglichkeit.
Berechnung von Zuschlägen.
Ausführliche Darstellung der Arbeitszeitkonten.
Verwendung von Qualifikationsabzeichen in der Schichtplanung.

Schwäche

Benutzeroberfläche

Funktionen und Informationen gehen manchmal zu Lasten der Übersicht unter.

Zielgruppe

Nicht für große Konzerne (> 2.000 Mitarbeitende) geeignet.

Shiftbase

Shiftbase ist eine benutzerfreundliche Personalplanung-App für die mobile Schichtplanung und Zeiterfassung. Sie erleichtert die Abwesenheitsverwaltung und bietet schnelle Verfügbarkeitsprüfungen der Mitarbeiter. Die Schichtplan-App ermöglicht die transparente Zeiterfassung und bietet Funktionen wie eine Stempeluhr und Plus-Minus Stunden-Bilanzen.

Dennoch fehlen Kommunikationsfunktionen wie Nachrichten für Mitarbeiter und Benachrichtigungen bei Konflikten in Ruhezeiten und Pausen. Die Personalplanung-App ist nur auf Englisch verfügbar und bietet keine monatliche Gesamtstundenübersicht was die Lohnabrechnung erschwert.

Preise:

Kostenlose Version - beschränkt an Funktionen

Starter: 3,00€/Nutzer/Monat

Premium: 4,00€/Nutzer/Monat

Stärken

Benutzeroberfläche

Gute Benutzeroberfläche.

Schichtplanung

Schnelle Verfügbarkeitsprüfung der Mitarbeitende.
Direkte Anzeige von Mitarbeiterabwesenheiten und Benachrichtigungen bei neuen Schichten.

Funktionsbereiche

Übersichtliche Arbeitszeitprotokolle.
Stempeluhr-Funktion.
Anzeige der Plus-Minus Stunden-Bilanz.

Schwächen

Kommunikation und Benachrichtigungen

Keine Nachrichtenfunktion für Mitarbeitende.
Fehlende Benachrichtigungen bei Konflikten in Ruhezeiten und Pausen.
Nur auf Englisch verfügbar.

Zeiterfassung

Wöchentliche, keine monatliche Gesamtstundenübersicht.
Fehlende Filtermöglichkeit der Zeiterfassung nach Arbeitsbereichen.
Keine automatischen gesetzlichen Pausenzeiten.
Keine Exportoption für Mitarbeiterzeiterfassung.

Schichtplanung

Fehlende Qualifikations-Filterung für die Schichtvergabe
Keine Berechnung von Zuschlägen.

Aplano

Aplano bietet eine benutzerfreundliche Schichtplanung mit anpassbaren Schichten und Pausen. Durch die integrierte Kommunikation über einen Teamchat in der Personalplanung-App wird die die interne Abstimmung erleichtert. Die Schichtplan-App ermöglicht eine umfassende Zeiterfassung und bietet individuelle Personalisierungsoptionen wie Schichtvorlagen und farbliche Trennung von Abteilungen.

Dennoch in der Schichtplaner-App fehlen einige Funktionen wie Kalendersynchronisation, Qualifikationsfilter und eine Wochenansicht der Schichten. Die Zeiterfassung ist auf wöchentliche Sollstunden beschränkt, und es gibt begrenzte Filteroptionen für Abteilungen und Urlaubskonten.

Preise:

Core: - 0,50€/Nutzer/Monat

Basic: 2,00€/Nutzer/Monat

Pro: 4,50€/Nutzer/Monat

Stärken

Benutzeroberfläche

Gute Benutzeroberfläche.

Schichtplanung

Möglichkeit zur Erstellung von Schichtvorlagen und Nutzung einer Wiederholungsfunktion.
Gute Darstellung der Abwesenheiten mit Filteroptionen.
Übersichtliche Darstellung von Abwesenheiten im Teamplan.

Funktionsbereiche

Integrierter Teamchat.
Nachrichtenfunktion für Mitarbeitende.
Zeiterfassung mit digitaler Stempeluhr und Konflikterkennung
Stundenkontenübersicht mit wöchentlicher Anzeige.

Schwächen

Integration und Planung

Fehlende Kalendersynchronisation
Dienstplanung nur nach Rollen, nicht nach Qualifikationen.
Fehlende Wochenansicht der Schichten im Team Plan.

Pausen und Verfügbarkeiten

Keine automatischen gesetzlichen Pausenzeiten.
Fehlende Filteroption für einzelne Abteilungen.
Mangelnde Übersicht über Verfügbarkeiten aller Mitarbeitende.
Fehlende Benachrichtigungen bei Konflikten in Ruhe- und Pausenzeiten.

Zeiterfassung und Arbeitszeitkonten

Fehlende Übersicht aller Urlaubskonten und Stundenkonten.
Sollstunden nur wöchentlich, nicht monatlich sichtbar.
Mangelnde Übersicht über erfasste Zeiten aller Mitarbeitende.
Zuschläge werden nicht berücksichtigt.

In der Welt der Personalplanung-Apps gibt es zahlreiche Anbieter, die sich auf verschiedene Aspekte der Arbeitszeitplanung konzentrieren. Doch wenn es darum geht, die Effizienz und die umfassenden Funktionen miteinander zu kombinieren, sticht Staffomatic zweifellos hervor.

2️⃣ Personalplanung-Apps für Mitarbeitende

Papershift

Die Papershift-App bietet eine übersichtliche Darstellung aller Schichten und erleichtert die Zeiterfassung sowie das Abwesenheitsmanagement. Mitarbeitende können sich in der Personalplanung-Apps für offene Schichten bewerben, und zeigt den Urlaubsanspruch an.

Allerdings hängt die Schichtplan-App stark von der Browseranwendung ab, da sie allein keine umfassende Personalplanung ermöglicht. Die Personalplanung-App kann keine Schichten erstellen und bietet begrenzte Funktionen im Arbeitszeitmanagement, wie die Anlage von Arbeitsbereichen und Qualifikationen. Auch fehlen Funktionen zur Berechnung von Zuschlägen und eine ausführliche Darstellung der Arbeitszeitkonten.

Preise:

Core: - 6,00€/Nutzer/Monat

Premium: 8,00€/Nutzer/Monat

Professional: 10,00€/Nutzer/Monat

Stärken

Benutzeroberfläche

Gute Benutzeroberfläche.

Schichtplanung

Ermöglicht die Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten.
Überstunden sind direkt einsehbar.
Bewerbung für offene Schichten.
Schichten an Mitarbeiter zugewiesen werden.

Funktionsbereiche

Bietet eine separate App für die Zeiterfassung.
Zeit den Urlaubsanspruch und die verbleibenden Urlaubstage an.

Schwächen

Preisgestaltung

Das teuerste Dienstplan-Tool.

Funktionseinschränkungen und Abhängigkeit vom Browser

Ermöglicht ohne dem Browser keine vollständige Dienstplanung.
Schichten können nicht in der App erstellt werden.
Keine Möglichkeit zur Anlage von Arbeitsbereichen.
Keine Möglichkeit bestimmte Qualifikationen anzulegen.

Zeiterfassung und Arbeitszeitkonten

Zuschläge werden nicht berücksichtigt.
Keine ausführliche Darstellung der Arbeitszeitkonten der Mitarbeitende.

Shiftjuggler

Shiftjuggler bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und einen klaren Überblick über Schichtpläne und geleistete Arbeitsstunden. Die integrierte Stempeluhr ermöglicht eine genaue Zeiterfassung, und die Personalplanung-App erleichtert die Verwaltung von Abwesenheiten, Urlaub und Krankmeldungen. Dennoch hat die Personalplanung-App einige Einschränkungen.

Die Personalplanung-App kann, wie bei der Papershift-App, nicht separat vom Browser genutzt werden, was die Dienstplanung stark einschränkt. Benachrichtigungen sind auf E-Mails beschränkt, und die App bietet keine Push-Benachrichtigungen oder direkte Kommunikation mit Mitarbeitenden. Die Erstellung von Schichten ist nur im Browser möglich, und die Personalplanung-App bietet keine monatliche Übersicht der geleisteten Stunden. Auch die fehlende Möglichkeit zur Anlage von Arbeitsbereichen, Qualifikationen und Zuschlägen sowie eine ausführliche Darstellung der Arbeitszeitkonten sind Schwächen der App. Die individuelle Anpassung von Schichten fehlt ebenfalls.

Preise:

1-15 Mitarbeitende: 24€/Jahr

15-30 Mitarbeitende: 54€/Jahr

31-60 Mitarbeitende: 94€/Jahr

Stärken

Benutzeroberfläche

Gute Benutzeroberfläche.

Funktionsbereiche

Integrierte Stempeluhr
Bietet eine klare Übersicht über die geleisteten Stunden.
Ermöglicht die Dokumentation von Abwesenheiten, Urlaub und Krankmeldungen

Schwächen

Benachrichtigungen und Kommunikation

Benachrichtigungen stehen nur in Form von E-Mails zur Verfügung.
Keine Möglichkeit für Push-Benachrichtigungen.

Funktionseinschränkungen und Abhängigkeit vom Browser

Schichten können nicht erstellt werden.
Keine umfassende Dienstplanung möglich.
Keine Möglichkeit zur Anlage von Arbeitsbereichen.
Keine Vergabe bestimmter Qualifikationen für Mitarbeitende.
Keine Möglichkeit Zuschläge einzuberechnen.

Zeiterfassung und Arbeitszeitkonten

Wöchentliche, keine monatliche Gesamtstundenübersicht.
Keine ausführliche Darstellung der Arbeitszeitkonten.

Planday

Die Personalplanung-App Planday bietet umfassendes Arbeitszeitmanagement und ermöglicht eine transparente Schichtplanung, Anwesenheitskontrolle und flexible Schichtgestaltung.

Die Personalplanung-App hat jedoch einige Schwächen, darunter die Abhängigkeit vom Browser für die Schichtplanung und eine als nicht intuitiv wahrgenommene Benutzeroberfläche. Die Einrichtung kann zeitaufwändig sein, und die Personalplanung-App fehlt Funktionen wie die Anzeige verfügbarer Urlaubstage und die Möglichkeit zur Erstellung von Zuschlägen. Die manuelle Eingabe von Pausen ohne Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben kann die Arbeitszeitverwaltung erschweren.

Preise:

Starter: 2,99€/Nutzer/Monat

Plus: 4,99€/Nutzer/Monat

Pro: 6,99€/Nutzer/Monat

Stärken

Schichtplanung

Gute Übersicht über die Schichtpläne.
Mitarbeitende können Schichten untereinander tauschen.
Zeigt in der Übersicht die aktuelle Anwesenheit der Mitarbeitenden.

Funktionsbereiche

Umfassender Überblick über geleistete Arbeitsstunden.
Teammitglieder können per Nachricht informiert werden.
Standortbasierte Stempeluhr.

Schwächen

Benutzeroberfläche

Keine intuitive Benutzeroberfläche.
Nur die Anzeige von Schichten für drei Tage.

Abwesenheitsplanung

Es können keine Abwesenheits- oder Urlaubsanträge verschickt werden.

Zeiterfassung und Arbeitszeitkonten

Abwesenheiten können nicht nach Arbeitsbereichen gefiltert werden.
Keine Übersicht über verfügbare Urlaubstage.
Keine Zuschläge.
Keine Vergabe von Qualifikationen für Mitarbeitende.
Keine automatische Berücksichtigung gesetzlicher Pausenzeiten.

Staffomatic: Die kostengünstige Alternative für höhere Ansprüche

Du willst Staffomatic mal selbst testen? Kein Problem! Staffomatic ist ein Dienstplan Tool, welches Du 14 Tage kostenlos testen kannst. Daneben bieten wir aber noch eine Vielzahl anderer Funktionen, denn eine gute Dienstplanung geht immer nur Hand-in-Hand mit Abwesenheitsplanung und Zeiterfassung.

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FAQ

Eine Personalplanung-App ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Personalressourcen effizient zu verwalten und zu planen. Sie bietet Funktionen, die für die Organisation von Arbeitszeiten, die Verwaltung von Mitarbeitenden und die strategische Personalplanung nützlich sind.

Solche Apps können in verschiedenen Branchen eingesetzt werden, insbesondere in Bereichen wie Gastronomie, Einzelhandel, Pflege, Produktion und anderen, in denen Schichtarbeit oder flexible Arbeitszeiten häufig vorkommen.

Eine Personalplanung-App sollte über mehrere Kernfunktionen verfügen, um Unternehmen eine effiziente Organisation ihrer Personalressourcen zu ermöglichen. Z

u den wichtigsten Funktionen gehört die Dienstplanerstellung, mit der Arbeitspläne unter Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Qualifikationen und gesetzlichen Regelungen erstellt werden können.

Zudem sollte die App ein Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement bieten, das die Beantragung und Genehmigung von Urlaubs- und Krankheitsmeldungen sowie die Übersicht über Abwesenheiten erleichtert. Eine Zeiterfassung ist ebenfalls essenziell, um Arbeitszeiten und Überstunden digital zu dokumentieren und auszuwerten.

Eine gute Personalplanung-App integriert auch Kommunikationsfunktionen, mit denen Mitarbeitende und Planende direkt über Änderungen oder wichtige Informationen benachrichtigt werden können. Ergänzend dazu ist die Ressourcen- und Kapazitätsplanung entscheidend, um den Personalbedarf basierend auf Projekten, Auftragslage oder Kundennachfrage vorherzusagen und effizient zu decken.

Weitere wichtige Features sind Compliance-Tools, die die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften wie Ruhezeiten oder maximaler Arbeitsstunden sicherstellen, sowie Analyse- und Berichtsfunktionen, die datenbasierte Einblicke in Arbeitszeiten, Kosten und Produktivität liefern. Mit diesen Funktionen wird die Personalplanung nicht nur transparenter und flexibler, sondern auch deutlich effizienter und kostensparender.

Personalplanung-Apps bieten im Vergleich zu manuellen Lösungen zahlreiche Vorteile: Sie sparen Zeit durch automatisierte Dienstpläne, reduzieren Fehler wie Doppelschichten und Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben und ermöglichen schnelle Anpassungen bei Änderungen.

Außerdem schaffen sie Transparenz, indem alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf aktuelle Pläne haben, und fördern die Mitarbeiterzufriedenheit durch Funktionen wie Schichttausch oder Präferenzangaben.

Darüber hinaus erleichtern sie die Einhaltung gesetzlicher Regelungen, bieten datenbasierte Einblicke für strategische Entscheidungen und helfen, Personalkosten durch eine effizientere Planung zu senken.

Ja, Personalplanung-Apps sind auch für kleine Unternehmen sinnvoll, da sie den Planungsaufwand reduzieren und die Organisation erleichtern. Gerade in kleinen Teams können sie helfen, Schichten effizient zu verteilen, Verfügbarkeiten im Blick zu behalten und kurzfristige Änderungen unkompliziert umzusetzen.

Sie schaffen Transparenz und verbessern die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Arbeitgebenden, was die Zufriedenheit steigert.

Zudem vermeiden sie Fehler wie Über- oder Unterbesetzungen und erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, was kleinen Unternehmen Zeit und Kosten spart.

Der Große Personalplanung-App Test 2025: 6 Apps im Vergleich!

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