Was ist Payroll und was gibt es dabei zu beachten?

Immer mehr Begriffe aus dem englischen Sprachgebrauch finden ihren Weg in unser Leben. Auch in der Geschäftswelt stoßen wir immer wieder auf neue Begrifflichkeiten, so zum Beispiel auf Payroll. Alle wichtigen Informationen darüber eine Payroll Definition und weitete spannende Details haben wir für dich näher beleuchtet. 

Was ist Payroll?

Gibt man den Begriff „Payroll“ in den Übersetzer ein, dann kommt dabei „Lohn- und Gehaltsabrechnung“ heraus. Doch ebenso wie im deutschen Sprachgebrauch einige Begriffe mehrere Bedeutungen haben können, verhält es sich auch mit der Payroll. Es kann sich, wenn der Begriff in der Arbeitswelt fällt, um verschiedene Dinge handeln, welche jedoch in einem engen Zusammenhang zueinander stehen und Ähnliches meinen. 

Nicht nur die Gehaltsabrechnung selbst, sondern auch die hierfür zuständige Abteilung eines Unternehmens kann hiermit gemeint sein. Unternehmen bezeichnen manchmal auch hiermit Lohn- und Gehaltslisten sämtlicher Mitarbeiter:innen, diese werden zusammengefasst aufgelistet. Auf diese Art können Unternehmen die gesamten Lohnkosten übersichtlich auf einen Blick darstellen. Beinhaltet sind in diesem Falle ebenfalls Boni und Sonderzahlungen, also wirklich alle Lohnlosten.

Die Fragen: „Was ist Payroll?“, oder „Was versteht man unter Payroll?“ können also ein wenig umfangreicher beantwortet werden. Hierbei sind die Antworten stets situationsbezogen zu beantworten.

Payroll - Die Ziele und Funktionen

Lohnkosten und die gesamte Organisation der entsprechenden Abteilungen umfassen nicht nur die Gehälter. Viel mehr werden an dieser Stelle die gesamten Lohnkosten und Personalkosten berücksichtigt und verwaltet. Zudem müssen Entgeltabrechnungen erstellt und rechtzeitig übermittelt werden. Das Auflisten der jeweiligen Steuern und auch der Sozialabgaben muss präzise durchgeführt und stets gewährleistet sein.

Hierbei ist die Zielsetzung klar definiert: Unter Berücksichtigung sämtlicher Aspekte rund um die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsabgaben müssen die jeweiligen Daten erfasst, verwaltet und natürlich verarbeitet werden. Ein fehlerfreies arbeiten wird an dieser Stelle vorausgesetzt.

Wie funktioniert Payroll?

In wenigen Schritten werden die Arbeitnehmer:innen eines Unternehmens nach der Erfassung mit ihrem jeweiligen Gehalt in die Payroll-Prozesse eingefügt. Die Bezahlung, steuerrechtliche Aspekte sowie Lohnnebenkosten gehören in diesen Prozess hinein. Die Komplexität der Payroll ergibt sich aus den zahlreichen an ihr beteiligten Personen und Institutionen. Hierbei sind Personaler:innen nicht alleine verantwortlich. Die Steuerberatung, das Finanzamt und auch die Lohnbuchhaltung sind hieran beteiligt. 

Die jeweils relevanten Unterlagen und sämtliche Daten hierzu müssen vorbereitet und zusammengetragen werden. Anschließend werden die steuerlichen Abgaben sowie die Sozialabgaben durch entsprechende Berechnung ermittelt. Zuletzt müssen Meldungen an die Sozialversicherungen getätigt werden. Die Monatsabschlüsse, Überweisungen von Geldern und Übermittlungen an die Finanzbuchhaltung werden fertiggestellt. Die Entgeltabrechnung wird an die Arbeitnehmer:innen weitergeleitet. 

Diese verschiedenen Aufgaben übernehmen zahlreiche Stellen.

Payroll in Unternehmen kann vereinfacht werden

Zum Payroll Erstellen gehören verschiedene Schritte, in welche auch Daten anderer Arbeitsschritte einfließen. Dauernde Änderungen im Lohnsteuerrecht oder bezüglich der Sozialversicherungsgesetze erschweren es, standardisierte Abläufe einzuführen und beizubehalten. Hierzu gibt es natürlich zahlreiche Tools, welche es dir erleichtern, verschiedene Prozesse auf den Weg zu bekommen.

Unsere großartige Mitarbeiter Management Software ist mit Personio kompatibel – Personio Payroll:

Je komplexer die Entlohnungssysteme in einem Unternehmen sind, desto höher sind selbstverständlich die jeweiligen Anforderungen an die Payroll. Es ist nicht unüblich, die jeweiligen Aufgaben outzusourcen. Beispielsweise an Payroll Expert:innen oder an Steuerberater:innen des Vertrauens. Einige Unternehmen sind sogar darauf spezialisiert, sich ausschließlich mit Payroll zu befassen. 

Wichtig ist es an dieser Stelle, dass sämtliche Informationen, welche benötigt werden, in entsprechend übersichtlicher Form zur Verfügung stehen. Besonders wichtig ist dieser Punkt in Sachen Datenübertragung. Wenn hier ein Fehler passiert, ist dies fatal. Kommen nun noch verschiedene Arbeitsmodelle in einem Unternehmen vor, verkompliziert ich die Sache noch einmal. Mit vernünftigen Payroll-Systemen vereinfacht sich die Vorgänge der Übermittlung und Übertragung jedoch erheblich. Dies senkt nicht nur die Fehlerquote, es erleichtert und beschleunigt die jeweilige Arbeit ungemein. Auf diese Art kann die praktische Software Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen entlasten. Man bezeichnet diesen Bereich auch als Payroll Services.

Payroll Services

Die eigene HR-Abteilung kann durch ein Outsourcing entlastet werden und profitiert ebenfalls durch den Einsatz entsprechender Programme. Egal, ob nur die Tools zum Einsatz kommen, oder ob zusätzlich ein Outsourcing stattfindet, in beiden Fällen sind die Vorteile garantiert.

Staffomatic denkt mit und dementsprechend sind unsere Payroll Systeme gleichzeitig mit Personio Payroll kompatibel. Die Personio Lohnabrechnung und die Staffomatic Lohnabrechnung passen perfekt zusammen.

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Die Lohn- und Gehaltsabrechnung bildet schließlich die Grundlage der Payroll Tools und Abteilungen. Doch natürlich sind noch mehrere Teile dieses Feldes wichtig für die Payroll an sich. Steuerunterlagen müssen ausgefüllt werden und die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden gehört ordentlich dokumentiert. Die Entgeltabrechnungen erfolgen schließlich auf der Grundlage dieser und weiterer Daten. Durch eine Mitarbeiter onboarding Software wird vieles vereinfacht. Automatisierte und übersichtliche Prozesse minimieren die Fehlerquote und den Zeitaufwand.

Unser nützliches Tool zur Zeiterfassung besitzt ebenso eine Personio Schnittstelle. Somit ist es mit der Personio Zeiterfassung kompatibel und noch einfacher zu handhaben. Egal ob Homeoffice, Schichtarbeit oder andere Arbeitsmodelle, die Zeiterfassung kann zuverlässig und exakt erfolgen. Die somit für die Payroll gewonnenen Daten fließen dann problemlos in die nächste Lohnabrechnung mit ein. Auch bei dieser Variante sinkt die Gefahr, Fehler zu machen auf gleich Null. 

Unsere Personio Integrations Tools und jede Personio Schnittstelle sind eine echte Erleichterung. Kompatibel sind unsere Tools zum Beispiel mit:

Auf diese Art haben Arbeitgeber:innen, die HR-Abteilungen und auch Mitarbeiter:innen stets alles im Blick und müssen sich nicht um eventuelle Übertragungsfehler oder verpasste Fristen sorgen. Übersichtlich, digital und sehr einfach in der Handhabung ist alles auf einen Blick verfügbar. Besonders die schnelle Abwicklung und die geringe Fehlerwahrscheinlichkeit sprechen für die Verwendung entsprechender Payroll Systeme. Überaus praktisch ist selbstverständlich die Personio Schnittstelle, welche einfache Übertragungen erlaubt.